Het klantenportaal activeren en configureren

Doelstelling

Deze gids helpt je om het klantportaal op Cadulis in te stellen.

Dit is een interface speciaal voor eindklanten, waarmee zij:

• Hun interventies kunnen volgen
• Een afspraak kunnen maken
• Toegang hebben tot rapportages
• Documenten kunnen valideren (formulieren, offertes, …)

🎯 Samengevat: snellere reacties, minder telefoontjes en een rijkere klantervaring.

Stappen om het klantportaal te activeren

1. Ga naar de instellingen

1. Klik op Instellingen (zijmenu)
2. Ga naar de sectie Business Units
3. Selecteer de betreffende Business Unit
4. Klik op Configureren
5. Scroll naar de sectie Klantportaal

⚠️ Het portaal wordt geactiveerd op het niveau van elke Business Unit.

2. Activeer het klantportaal

Hier zijn de beschikbare configuratie-opties:

• Klantportaal activeren (verplicht voor gebruik)
• Standaard activeren voor nieuwe klanten
• Permanente inlogcode genereren (directe link in het klantdossier)
• Inloggen via SMS (verzending van tijdelijke link, 0,1 krediet per SMS-segment)
• Bulk activeren/deactiveren voor bestaande klanten

💡 Elk formulier dat door een klant via het portaal wordt gevalideerd, kost 1 krediet (€0,49 excl. btw), ongeacht het doel. Het raadplegen van het portaal is gratis, behalve voor SMS-inlogberichten.

3. Pas het uiterlijk aan

In het Business Unit-dossier:

• Bedrijfsnaam
• Logo (PNG-formaat aanbevolen)
• Contactgegevens (telefoon, e-mail, adres)
• Vrije beschrijving zichtbaar op de startpagina van het portaal

4. Opslaan

Klik op Business Unit opslaan om de wijzigingen te activeren.
✅ Het klantportaal is nu actief en gepersonaliseerd.

Voorbeeld: Afspraak maken via het portaal

⚙️ Implementatie van een formulier toegankelijk via het klantportaal, waarmee klanten een interventietijdslot kunnen voorstellen.

Configuratiestappen

1. Maak een activiteitenformulier aan

• Ga naar het menu Catalogus
• Selecteer een activiteitstype
• Klik op Activiteitenformulier

2. Voeg de benodigde velden toe

Voeg de volgende velden toe:

• Datum: “Gewenste datum door de klant”
• Tijd: “Gewenst tijdstip”
• Tekstveld: “Opmerkingen of toelichtingen”
• Ja/Nee: “Is het tijdslot verplicht?”
• Handtekening: om het verzoek te valideren
• (Optioneel): Weergavetekst om de klant te begeleiden

3. Maak het formulier zichtbaar

In de configuratie van het activiteitstype:

• Activeer Weergeven in het klantportaal
• (Optioneel): Maak een trigger aan om het planningsteam te informeren

4. Test de ervaring

• Maak een testactiviteit aan
• Wijs deze toe aan een klantlocatie
• Ga naar de portaal-link vanuit het klantdossier
• Controleer de weergave en werking van de velden

Aanvullende ideeën voor formulieren

• Afsluitformulier: interventierapport
• Fotoverslag: overzicht van uitgevoerde werkzaamheden
• Interventie-opvolging: zichtbare tussenstappen
• Offerte/documentvalidatie: met handtekening
• Tevredenheidsenquête: geactiveerd bij afsluiting

Al deze elementen zijn configureerbaar via de activiteiten- of afsluitformulieren, met of zonder trigger.

Hoe krijgt de klant toegang tot het portaal?

• Een portaal-link wordt automatisch gegenereerd als het portaal is geactiveerd
• Deze link kan:
  • Gekopieerd worden vanuit het klantdossier
  • Automatisch verzonden worden per e-mail of SMS
  • In een rapport of notificatie worden opgenomen via een trigger

Best practices

Volgende aanbevolen stap