Aangepaste rapporten configureren en automatisch verzenden

Produceer en verstuur automatisch professionele rapporten

Cadulis stelt u in staat om gepersonaliseerde rapporten te maken in PDF, Word of Excel formaat, en deze vervolgens automatisch te versturen naar uw klanten, teams of opdrachtgevers.

Zo kunt u professionele, gestructureerde en geautomatiseerde documenten genereren, aangepast aan uw zakelijke vereisten (samenvattingsfiches, CERFA, fotoverslagen, enz.).

🧭 Stappen om een gepersonaliseerd rapport aan te maken

1. Ga naar de configuratie

• Menu Catalogus → selecteer een activiteitstype
• Klik op Gepersonaliseerde rapporten (vak aan de rechterkant)
• Klik op Rapport aanmaken

2. Kies het type rapport

Beschikbare formaten:

• PDF (automatisch gegenereerd)
• Excel (ruw)
• Excel naar PDF (Excel-sjabloon + PDF-export)
• Word (in te vullen Word-sjabloon)
• Word naar PDF (zoals hierboven, met conversie)
• PDF-formulier (CERFA-invulling, precieze positionering)

💡 Voor gestructureerde rapporten met opmaak, geef de voorkeur aan de formaten “Word naar PDF” of “Excel naar PDF”.

3. Vul de rapportinformatie in

• Naam: bijv. “Interventierapport klant”
• Beschikbaarheid:
  • Weergeven in de activiteitsfiche
  • Weergeven in de afsluitfiche
• Klik op Toevoegen om toegang te krijgen tot de rapportconfiguratie

⚙️ Stappen om het rapport te configureren

4. Importeer een sjabloon (Word, Excel, PDF)

• Upload uw sjabloonbestand met veldmarkeringen (bijv. {intervention.date})
• Respecteer de Cadulis-syntaxis:
  • Geen spaties of accenten
  • Omsloten door {}

✍️ Voor Word-sjablonen kunt u direct een .docx-bestand importeren met uw vervangcodes, afgebakend door dubbele hekje (bijv. ##intervention.customer.name##).

Alle beschikbare variabelen zijn hier gedetailleerd: Lijst van Cadulis-variabelen

5. Koppel de in te voegen velden

Voor elk veld:

• Definieer de code die in het sjabloon wordt gebruikt (bijv. {intervention.customer.name})
• Geef de bron aan: activiteit, klant, afsluiting, enz.

🎯 Deze stap maakt het mogelijk om elke Cadulis-gegevensbron te koppelen aan een positie in uw document.

6. Test de weergave

• Vanuit een testactiviteit, klik op Rapport genereren
• Controleer de inhoud en opmaak
• Ga indien nodig terug naar de configuratie om aan te passen

✉️ Stappen om het rapport automatisch te versturen

7. Maak een trigger aan

• Menu Instellingen > Triggers
• Selecteer de Business Unit en het activiteitstype
• Klik op Trigger toevoegen
• Naam van de trigger: bijv. “Versturen van PDF-rapport naar klant”

8. Stel de trigger in

• Type: E-mail verzenden
• Gebeurtenis: Interventie afgesloten of Afsluiting opgeslagen
• Voorwaarden: bijv. status = OK (optioneel)
• E-mailopties:
  • Ontvanger: e-mailadres van de klant (variabel of vast)
  • Onderwerp + gepersonaliseerd bericht
  • Selecteer het rapport of de rapporten die als bijlage moeten worden toegevoegd uit de beschikbare voor dit activiteitstype
  • Mogelijkheid om een klantportaal-link of een afspraak toe te voegen

9. Test de configuratie

• Voer een testinterventie uit
• Sluit deze af
• Controleer de ontvangst van de e-mail met de juiste bijlage

📌 Volgende aanbevolen stap:
Wijzig de aangepaste velden van de klantfiche
→ Om uw rapporten te verrijken met de juiste bedrijfsgegevens.