Benutzerdefinierte Berichte und automatischen Versand konfigurieren

Erstellen und automatisches Versenden professioneller Berichte

Cadulis ermöglicht es Ihnen, individuelle Berichte in den Formaten PDF, Word oder Excel zu erstellen und diese automatisch an Ihre Kunden, Teams oder Auftraggeber zu versenden.

So können Sie professionelle, strukturierte und automatisierte Dokumente generieren, die auf Ihre branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind (Zusammenfassungen, CERFA-Formulare, Fotoberichte usw.).

🧭 Schritte zur Erstellung eines individuellen Berichts

1. Zugriff auf die Konfiguration

• Menü Katalog → wählen Sie einen Aktivitätstyp
• Klicken Sie auf Individuelle Berichte (Feld rechts)
• Klicken Sie auf Bericht erstellen

2. Berichtstyp wählen

Verfügbare Formate:

• PDF (automatisch generiert)
• Excel (Rohdaten)
• Excel zu PDF (Excel-Vorlage + PDF-Export)
• Word (auszufüllende Word-Vorlage)
• Word zu PDF (wie oben, mit Konvertierung)
• PDF-Formular (CERFA-Ausfüllung, präzise Platzierung)

💡 Für strukturierte Berichte mit Layout bevorzugen Sie die Formate “Word zu PDF” oder “Excel zu PDF”.

3. Berichtsinformationen ausfüllen

• Name: z. B. “Kunden-Einsatzbericht”
• Verfügbarkeit:
  • In der Aktivitätsansicht anzeigen
  • In der Abschlussansicht anzeigen
• Klicken Sie auf Hinzufügen, um zur Berichtskonfiguration zu gelangen

⚙️ Schritte zur Berichts-Konfiguration

4. Vorlage importieren (Word, Excel, PDF)

• Laden Sie Ihre Vorlagendatei mit Feldmarkierungen hoch (z. B. {intervention.date})
• Beachten Sie die Cadulis-Syntax:
  • Keine Leerzeichen oder Akzente
  • Eingeschlossen in {}

✍️ Für Word-Vorlagen können Sie direkt eine .docx-Datei mit Ihren Platzhaltern importieren, die mit doppeltem Doppelkreuz abgegrenzt sind (z. B. ##intervention.customer.name##).

Alle verfügbaren Variablen sind hier aufgeführt: Liste der Cadulis-Variablen

5. Zu injizierende Felder zuordnen

Für jedes Feld:

• Definieren Sie den Code, der in der Vorlage verwendet wird (z. B. {intervention.customer.name})
• Geben Sie die Quelle an: Aktivität, Kunde, Abschluss usw.

🎯 Dieser Schritt ermöglicht es, jede Cadulis-Datenquelle einer Position in Ihrem Dokument zuzuordnen.

6. Vorschau testen

• Wählen Sie eine Testaktivität und klicken Sie auf Bericht generieren
• Überprüfen Sie Inhalt und Layout
• Kehren Sie ggf. zur Konfiguration zurück, um Anpassungen vorzunehmen

✉️ Schritte zum automatischen Versand des Berichts

7. Einen Auslöser erstellen

• Menü Einstellungen > Auslöser
• Wählen Sie die Business Unit und den Aktivitätstyp
• Klicken Sie auf Auslöser hinzufügen
• Name des Auslösers: z. B. “Versand des PDF-Berichts an den Kunden”

8. Auslöser konfigurieren

• Typ: E-Mail senden
• Ereignis: Intervention abgeschlossen oder Abschluss gespeichert
• Bedingungen: z. B. Status = OK (optional)
• E-Mail-Optionen:
  • Empfänger: E-Mail des Kunden (Variable oder fest)
  • Betreff + individuelle Nachricht
  • Wählen Sie den/die anzuhängenden Bericht(e) aus, die für diesen Aktivitätstyp verfügbar sind
  • Möglichkeit, einen Kundenportal-Link oder einen Termin hinzuzufügen

9. Konfiguration testen

• Führen Sie eine Testintervention durch
• Schließen Sie diese ab
• Überprüfen Sie den E-Mail-Empfang mit dem korrekten Anhang

📌 Nächster empfohlener Schritt:
Bearbeiten Sie die benutzerdefinierten Felder der Kundenakte
→ Um Ihre Berichte mit den passenden branchenspezifischen Daten anzureichern.