Benutzerdefinierte Berichte und automatischen Versand konfigurieren

Erstellen und automatisches Versenden professioneller Berichte

Cadulis ermöglicht es Ihnen, individuelle Berichte in den Formaten PDF, Word oder Excel zu erstellen und diese automatisch an Ihre Kunden, Teams oder Auftraggeber zu versenden.

So können Sie professionelle, strukturierte und automatisierte Dokumente generieren, die auf Ihre branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind (Zusammenfassungen, CERFA-Formulare, Fotoberichte usw.).

🧭 Schritte zur Erstellung eines individuellen Berichts

1. Zugriff auf die Konfiguration

• Menü Katalog → wählen Sie einen Aktivitätstyp aus
• Klicken Sie auf Individuelle Berichte (Kasten rechts)
• Klicken Sie auf Bericht erstellen

2. Berichtstyp auswählen

Verfügbare Formate:

• PDF (automatisch generiert)
• Excel (Rohdaten)
• Excel zu PDF (Excel-Vorlage + PDF-Export)
• Word (auszufüllende Word-Vorlage)
• Word zu PDF (wie oben, mit Umwandlung)
• PDF-Formular (CERFA-Ausfüllung, präzise Positionierung)

💡 Für strukturierte Berichte mit Layout bevorzugen Sie die Formate “Word zu PDF” oder “Excel zu PDF”.

3. Berichtsinformationen ausfüllen

• Name: z. B. “Kunden-Einsatzbericht”
• Verfügbarkeit:
  • In der Aktivitätsansicht anzeigen
  • In der Abschlussansicht anzeigen
• Klicken Sie auf Hinzufügen, um zur Berichtskonfiguration zu gelangen

⚙️ Schritte zur Berichts-Konfiguration

4. Vorlage importieren (Word, Excel, PDF)

• Laden Sie Ihre Vorlagendatei mit den Feldmarkierungen hoch (z. B. {intervention.date})
• Beachten Sie die Cadulis-Syntax:
  • Keine Leerzeichen oder Akzente
  • Eingeschlossen in {}

✍️ Für Word-Vorlagen können Sie direkt eine .docx-Datei importieren, die Ihre Platzhalter-Codes enthält, eingerahmt von doppelten Rauten (z. B. ##intervention.customer.name##).

Alle verfügbaren Variablen sind hier detailliert: Liste der Cadulis-Variablen

5. Zu injizierende Felder zuordnen

Für jedes Feld:

• Definieren Sie den im Modell verwendeten Code (z. B. {intervention.customer.name})
• Geben Sie die Quelle an: Aktivität, Kunde, Abschluss usw.

🎯 Dieser Schritt ermöglicht es, jede Cadulis-Datenquelle einer Position im Dokument zuzuordnen.

6. Vorschau testen

• Klicken Sie in einer Test-Aktivität auf Bericht generieren
• Überprüfen Sie Inhalt und Layout
• Kehren Sie ggf. zur Konfiguration zurück, um Anpassungen vorzunehmen

✉️ Schritte zum automatischen Versenden des Berichts

7. Einen Auslöser erstellen

• Menü Einstellungen > Auslöser
• Wählen Sie die Business Unit und den Aktivitätstyp
• Klicken Sie auf Auslöser hinzufügen
• Name des Auslösers: z. B. “PDF-Bericht an Kunden senden”

8. Auslöser konfigurieren

• Typ: E-Mail senden
• Ereignis: Intervention abgeschlossen oder Abschluss gespeichert
• Bedingungen: z. B. Status = OK (optional)
• E-Mail-Optionen:
  • Empfänger: E-Mail des Kunden (variabel oder fest)
  • Betreff + individuelle Nachricht
  • Wählen Sie die Berichte aus, die für diesen Aktivitätstyp angehängt werden sollen
  • Möglichkeit, einen Kundenportal-Link oder einen Termin hinzuzufügen

9. Konfiguration testen

• Führen Sie einen Test-Einsatz durch
• Schließen Sie ihn ab
• Überprüfen Sie den E-Mail-Empfang mit dem korrekten Anhang

📌 Nächster empfohlener Schritt:
Benutzerdefinierte Felder in der Kundenakte bearbeiten
→ Um Ihre Berichte mit den passenden branchenspezifischen Daten anzureichern.