Documentación

Configurar los informes personalizados y el envío automático


Produzca y envíe automáticamente informes profesionales

Cadulis le permite crear informes personalizados en formato PDF, Word o Excel, y luego enviarlos automáticamente a sus clientes, equipos o responsables.

Así podrá generar documentos profesionales, estructurados y automatizados, adaptados a sus obligaciones de negocio (fichas de síntesis, CERFA, informes fotográficos, etc.).


🧭 Pasos para crear un informe personalizado

1. Acceder a la configuración

  • Menú Catálogo → seleccione un tipo de actividad
  • Haga clic en Informes personalizados (panel a la derecha)
  • Haga clic en Crear un informe

2. Elegir el tipo de informe

Lista de formatos disponibles:

  • PDF (generado automáticamente)
  • Excel (bruto)
  • Excel a PDF (plantilla Excel + exportación PDF)
  • Word (plantilla Word a completar)
  • Word a PDF (como el anterior, con conversión)
  • Formulario PDF (relleno CERFA, posicionamiento preciso)

💡 Para informes estructurados con maquetación, prefiera los formatos “Word a PDF” o “Excel a PDF”.

3. Rellenar la información del informe

  • Nombre: ej. “Informe de intervención cliente”
  • Disponibilidad:
    • Mostrar en la ficha de actividad
    • Mostrar en la ficha de cierre
  • Haga clic en Añadir para acceder a la configuración del informe

⚙️ Pasos para configurar el informe

4. Importar una plantilla (Word, Excel, PDF)

  • Suba su archivo plantilla que contenga los marcadores de campo (ej: {intervention.date})
  • Respete la sintaxis Cadulis:
    • Sin espacios ni acentos
    • Delimitado con {}

✍️ Para las plantillas Word, puede importar directamente un archivo .docx que contenga sus códigos de reemplazo, delimitados por doble almohadilla (por ej. ##intervention.customer.name##).

Todas las variables disponibles se detallan aquí: Lista de variables Cadulis

5. Asociar los campos a inyectar

Para cada campo:

  • Defina el código utilizado en la plantilla (ej: {intervention.customer.name})
  • Indique la fuente: actividad, cliente, cierre, etc.

🎯 Este paso permite vincular cada dato de Cadulis a una posición en su documento.

6. Probar el resultado

  • Desde una actividad de prueba, haga clic en Generar el informe
  • Verifique el contenido y el formato
  • Vuelva a la configuración si es necesario para ajustar

✉️ Pasos para enviar el informe automáticamente

7. Crear un desencadenante

  • Menú Parámetros > Desencadenantes
  • Seleccione la Business Unit y el tipo de actividad
  • Haga clic en Añadir desencadenante
  • Nombre del desencadenante: ej. “Envío del informe PDF al cliente”

8. Configurar el desencadenante

  • Tipo: Enviar un email
  • Evento: Intervención cerrada o Cierre guardado
  • Condiciones: ej. estado = OK (opcional)
  • Opciones de email:
    • Destinatario: email del cliente (variable o fijo)
    • Asunto + mensaje personalizado
    • Seleccione el/los informes a adjuntar entre los disponibles para este tipo de actividad
    • Posibilidad de añadir un enlace al portal cliente o una cita

9. Probar la configuración

  • Realice una intervención de prueba
  • Ciérrela
  • Verifique la recepción del email con el adjunto correcto

Buenas prácticas

  • Dé un nombre claro a cada informe, especialmente si tiene varios: “Informe cliente”, “Informe interno”…
  • Pruebe siempre un caso real antes del despliegue
  • Prefiera el PDF simple para informes estándar, y el Word/Excel a PDF para documentos estructurados
  • Utilice múltiples desencadenantes para adaptar el envío a diferentes destinatarios (cliente, supervisor, responsable…)

📌 Próximo paso recomendado:
Modificar los campos personalizados de la ficha cliente
→ Para enriquecer sus informes con los datos de negocio adecuados.