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Produisez et envoyez automatiquement des rapports professionnels

Cadulis vous permet de créer des rapports personnalisés aux formats PDF, Word ou Excel, puis de les envoyer automatiquement à vos clients, équipes ou donneurs d’ordre.

Vous pouvez ainsi générer des documents professionnels, structurés et automatisés, adaptés à vos obligations métiers (fiches synthèse, CERFA, rapports photo, etc.).

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🧭 Étapes pour créer un rapport personnalisé

1. Accéder à la configuration

• Menu Catalogue → sélectionnez un type d’activité
• Cliquez sur Rapports personnalisés (encart à droite)
• Cliquez sur Créer un rapport

2. Choisir le type de rapport

Liste des formats disponibles :

• PDF (généré automatiquement)
• Excel (brut)
• Excel vers PDF (modèle Excel + export PDF)
• Word (modèle Word à remplir)
• Word vers PDF (comme ci-dessus, avec conversion)
• Formulaire PDF (remplissage CERFA, positionnement précis)

💡 Pour des rapports structurés avec mise en page, préférez les formats “Word vers PDF” ou “Excel vers PDF”.

3. Renseigner les informations du rapport

• Nom : ex. “Rapport d’intervention client”
• Disponibilité :
  • Afficher dans la fiche activité
  • Afficher dans la fiche clôture
• Cliquez sur Ajouter pour accéder à la configuration du rapport

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⚙️ Étapes pour configurer le rapport

4. Importer un modèle (Word, Excel, PDF)

• Uploadez votre fichier modèle contenant les repères de champ (ex : {intervention.date})
• Respectez la syntaxe Cadulis :
  • Pas d’espaces, ni d’accents
  • Encadrement avec {}

✍️ Pour les modèles Word, vous pouvez directement importer un fichier .docx contenant vos codes de remplacement, délimités par double dièse (par ex. ##intervention.customer.name##).

Toutes les variables disponibles sont détaillées ici : Liste des variables Cadulis

5. Associer les champs à injecter

Pour chaque champ :

• Définissez le code utilisé dans le modèle (ex. {intervention.customer.name})
• Indiquez la source : activité, client, clôture, etc.

🎯 Cette étape permet de lier chaque donnée Cadulis à une position dans votre document.

6. Tester le rendu

• Depuis une activité test, cliquez sur Générer le rapport
• Vérifiez le contenu et la mise en forme
• Revenez à la configuration si besoin pour ajuster

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✉️ Étapes pour envoyer automatiquement le rapport

7. Créer un déclenchement

• Menu Paramètres > Déclenchements
• Sélectionnez la Business Unit et le type d’activité
• Cliquez sur Ajout de déclenchement
• Nom du déclencheur : ex. “Envoi du rapport PDF au client”

8. Paramétrer le déclencheur

• Type : Envoyer un email
• Évènement : Intervention clôturée ou Clôture sauvegardée
• Conditions : ex. statut = OK (optionnel)
• Options email :
  • Destinataire : email du client (variable ou fixe)
  • Objet + message personnalisé
  • Sélectionnez le ou les rapports à joindre parmi ceux disponibles pour ce type d’activité
  • Possibilité d’ajouter un lien portail client ou un rendez-vous

9. Tester la configuration

• Réalisez une intervention test
• Clôturez-la
• Vérifiez la réception de l’email avec la bonne pièce jointe

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📌 Prochaine étape conseillée :
Modifier les champs personnalisés de la fiche client
→ Pour enrichir vos rapports avec les bonnes données métier.