Case Study: Management von Sicherheits-Einsätzen vor Ort – die digitale Wende bei ProtecVision

In einer Branche, in der Genauigkeit keine Option, sondern Pflicht ist, hat sich ProtecVision entschieden, das Management der Außendiensteinsätze grundlegend zu überarbeiten. So ist es gelungen.

Ein dringender Bedarf an Zuverlässigkeit und Struktur

Als Unternehmen, das sich auf die Installation und Wartung von Überwachungssystemen spezialisiert hat, muss ProtecVision bei jedem Kundenkontakt Professionalität verkörpern. Bis vor Kurzem beruhte das Einsatzmanagement jedoch auf ... einem Google-Kalender und einigen verstreuten Notizen. Effizient? Nicht wirklich.

Jeder Techniker trug seine Rückmeldungen im Terminereignis ein. Die Daten waren oft unvollständig, unstrukturiert und schwer lesbar. Das Ergebnis:

• Nicht auffindbare oder verlorene Informationen
• Fehlerhafte Nachverfolgung der installierten Ausrüstung
• Ein Eindruck von Unprofessionalität beim Kunden

In einem Bereich, in dem jedes Detail zählt – Kameramodell, Seriennummer oder genaues Einsatzdatum – war diese Unklarheit nicht länger akzeptabel.

Ein schrittweiser Übergang zu digitaler Steuerung

Die Wahl fiel ganz natürlich auf Cadulis. Das Unternehmen suchte ein Tool, das einfach und schrittweise einzuführen ist, aber die Prozesse tiefgreifend strukturieren kann. Die Einführung verlief reibungslos:

1. Erste Phase: Erstellung einfacher Berichte, manuell ausgefüllt
2. Zweite Phase: Hinzufügen automatischer Elemente (Fotos, Checklisten, Unterschriften)
3. Dritte Phase: Automatisierter Versand der Berichte an die Kunden

Keine radikale Revolution. Nur ein intelligenter Ausbau, im Tempo des Teams.

Die Techniker sind überzeugt

Man hätte Widerstand gegen Veränderungen erwarten können. Doch das Gegenteil war der Fall. Die Techniker erkannten sofort den Nutzen: Weniger Zeitaufwand für die Berichterstellung, höhere Zuverlässigkeit der erfassten Informationen und vor allem ein sichtbares Zeichen, dass das Unternehmen in die Erleichterung ihres Alltags investiert.

"Früher waren wir auf den guten Willen der Techniker angewiesen, um Anomalien zu melden. Jetzt ist es systematisch, dokumentiert, mit Zeitstempel versehen. Und die Berichte gehen an unsere Kunden, noch bevor wir die Baustelle verlassen haben."
— Maxime D., Leiter Betrieb

Eine spürbare Wirkung auf allen Ebenen

Bereits einen Monat nach der Einführung von Cadulis wurden die Erwartungen übertroffen:

• +90 % Berichtsabschlussrate in weniger als 2 Stunden
• 100 % der Anomalien mit Foto dokumentiert
• -70 % weniger Kundenstreitigkeiten dank eingebetteter Nachweise
• 6 Stunden pro Woche für den Außendienstkoordinator eingespart

Gestärkte Koordination

Dank Cadulis hat sich der Alltag der Koordinatoren grundlegend verändert. Kein Zeitverlust mehr bei der Suche nach Informationen, die in einem wirren Bericht untergehen. Jetzt sind die Prioritäten klar, Dringlichkeiten sichtbar, Entscheidungen schneller.

Cadulis hat das Führungsteam von zeitraubenden Aufgaben befreit, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Eine entspannte und aufgewertete Kundenbeziehung

Visuelle Nachweise, Berichte mit Zeitstempel, vollständige Historie der Anomalien ... Die Kunden von ProtecVision erhalten nun nach jedem Einsatz eine vollständige Dokumentation. Und das macht den Unterschied.

Funktionen, die den Unterschied machen

Zu den beliebtesten Funktionen gehören:

• Die Schlagwortsuche in vergangenen Einsätzen
• Die Nachvollziehbarkeit von Änderungen in jedem Bericht
• Der Export ins Kunden-CRM für reibungsloses Reporting

Fazit: Präzision als Vertrauensbasis

Im Sicherheitssektor reicht es nicht, effizient zu handeln – man muss es auch nachweisen können. Und zwar schnell. Mit Cadulis hat ProtecVision eine unklare Organisation in ein Musterbeispiel für Dokumentationspräzision verwandelt.

Cadulis ist zum täglichen Verbündeten geworden. Nicht nur eine Software. Ein Hebel für Vertrauen, Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.

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