Case Study: Management von Sicherheitseinsätzen vor Ort – der digitale Wandel bei ProtecVision

In einer Branche, in der Genauigkeit keine Option, sondern Pflicht ist, hat sich ProtecVision entschieden, das Management der Außeneinsätze grundlegend zu überarbeiten. So ist es gelungen.

Ein dringender Bedarf an Zuverlässigkeit und Struktur

Als Unternehmen, das auf die Installation und Wartung von Überwachungssystemen spezialisiert ist, muss ProtecVision bei jedem Kundenkontakt Seriosität ausstrahlen. Bis vor Kurzem basierte das Einsatzmanagement jedoch auf ... einem Google-Kalender und ein paar verstreuten Notizen. Effizient? Nicht wirklich.

Jeder Techniker trug seine Rückmeldungen im Terminereignis ein. Die Daten waren oft unvollständig, unstrukturiert und schwer lesbar. Das Ergebnis:

• Nicht auffindbare oder verlorene Informationen
• Fehlerhafte Nachverfolgung bei installierten Geräten
• Ein Eindruck von Unprofessionalität beim Kunden

In einem Bereich, in dem jedes Detail zählt – Kameramodell, Seriennummer oder exaktes Einsatzdatum – war diese Unklarheit nicht mehr hinnehmbar.

Ein schrittweiser Übergang zu digitaler Steuerung

Die Wahl fiel ganz natürlich auf Cadulis. Das Unternehmen suchte ein Tool, das einfach, schrittweise einführbar und gleichzeitig in der Lage war, die Prozesse tiefgreifend zu strukturieren. Die Einführung erfolgte reibungslos:

1. Erste Phase: Erstellung einfacher, manuell ausgefüllter Berichte
2. Zweite Phase: Hinzufügen automatischer Elemente (Fotos, Checklisten, Unterschriften)
3. Dritte Phase: Automatischer Versand der Berichte an die Kunden

Keine radikale Revolution. Nur ein intelligenter, schrittweiser Ausbau im Rhythmus des Teams.

Die Techniker sind überzeugt

Man hätte mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen können. Doch das Gegenteil war der Fall. Die Techniker erkannten sofort die Vorteile: Weniger Zeitaufwand für das Ausfüllen der Berichte, mehr Zuverlässigkeit bei den erfassten Informationen und vor allem ein greifbarer Beweis, dass ihr Unternehmen in die Erleichterung ihres Alltags investiert.

"Früher haben wir auf das Engagement der Techniker gesetzt, um Auffälligkeiten zu melden. Jetzt ist es systematisch, dokumentiert, mit Zeitstempel. Und die Berichte gehen an unsere Kunden, noch bevor wir die Baustelle verlassen haben."
— Maxime D., Leiter Betrieb

Eine sichtbare Wirkung auf allen Ebenen

Nur einen Monat nach der Einführung von Cadulis wurden die Erwartungen übertroffen:

• +90 % der Berichte werden in weniger als 2 Stunden abgeschlossen
• 100 % der Auffälligkeiten sind mit Foto dokumentiert
• -70 % weniger Kundenstreitigkeiten dank eingebetteter Nachweise
• 6 Stunden pro Woche Zeitersparnis für den Außendienstkoordinator

Gestärkte Koordination

Dank Cadulis hat sich der Alltag der Koordinatoren grundlegend verändert. Keine Zeitverluste mehr bei der Suche nach Informationen in einem unübersichtlichen Bericht. Jetzt sind die Prioritäten klar, Dringlichkeiten sichtbar und Entscheidungen schneller getroffen.

Cadulis hat das Führungsteam von zeitraubenden Aufgaben befreit, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Eine entspannte und aufgewertete Kundenbeziehung

Visuelle Nachweise, Berichte mit Zeitstempel, vollständige Historie der Auffälligkeiten ... Die Kunden von ProtecVision erhalten jetzt nach jedem Einsatz eine vollständige Dokumentation. Und das macht den Unterschied.

Funktionen, die den Unterschied machen

Zu den beliebtesten Funktionen gehören:

• Die Schlagwortsuche in vergangenen Einsätzen
• Die Nachverfolgbarkeit von Änderungen in jedem Bericht
• Der Export ins Kunden-CRM für ein reibungsloses Reporting

Fazit: Präzision schafft Vertrauen

Im Sicherheitssektor reicht es nicht, effizient zu handeln: Man muss es auch nachweisen können. Und zwar schnell. Dank Cadulis hat ProtecVision eine unklare Organisation in ein Vorbild an Dokumentationsgenauigkeit verwandelt.

Cadulis ist zum täglichen Partner geworden. Nicht nur eine Software. Ein Hebel für Vertrauen, Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.