Fallstudie: Management von Sicherheitseinsätzen vor Ort – der digitale Wendepunkt bei ProtecVision

In einer Branche, in der Genauigkeit keine Option, sondern Pflicht ist, hat sich ProtecVision entschieden, das Management der Außeneinsätze grundlegend zu überdenken. So ist es gelungen.

Ein dringender Bedarf an Zuverlässigkeit und Struktur

Als Unternehmen, das sich auf die Installation und Wartung von Überwachungssystemen spezialisiert hat, muss ProtecVision bei jedem Kundenkontakt Seriosität verkörpern. Bis vor Kurzem basierte das Management der Außeneinsätze jedoch auf ... einem Google-Kalender und ein paar verstreuten Notizen. Effizient? Nicht wirklich.

Jeder Techniker notierte seine Rückmeldungen im Terminereignis. Die Daten waren oft unvollständig, unstrukturiert, schwer lesbar. Das Ergebnis:

• Nicht auffindbare oder verlorene Informationen
• Fehlerhafte Nachverfolgung der installierten Ausrüstung
• Ein Eindruck von Unprofessionalität beim Kunden

In einem Bereich, in dem jedes Detail zählt – Kameramodell, Seriennummer oder exaktes Einsatzdatum – war diese Unklarheit nicht länger hinnehmbar.

Ein schrittweiser Übergang zur digitalen Steuerung

Die Wahl fiel ganz natürlich auf Cadulis. Das Unternehmen suchte ein Tool, das einfach und schrittweise einzuführen ist, aber die Prozesse tiefgreifend strukturieren kann. Die Einführung erfolgte reibungslos:

1. Erste Phase: Erstellung einfacher Berichte, manuell ausgefüllt
2. Zweite Phase: Hinzufügen automatischer Elemente (Fotos, Checklisten, Unterschriften)
3. Dritte Phase: Automatisierung des Versands von Berichten an die Kunden

Keine radikale Revolution. Nur ein intelligenter, schrittweiser Ausbau im Tempo des Teams.

Die Techniker sind überzeugt

Man hätte Widerstand gegen Veränderungen erwarten können. Doch das Gegenteil war der Fall. Die Techniker erkannten sofort den Nutzen: weniger Zeitaufwand beim Ausfüllen der Berichte, höhere Zuverlässigkeit der erfassten Informationen und vor allem ein greifbarer Beweis dafür, dass das Unternehmen in die Erleichterung ihres Alltags investiert.

"Früher waren wir auf den guten Willen der Techniker angewiesen, um Unregelmäßigkeiten zu melden. Jetzt ist es systematisch, dokumentiert, mit Zeitstempel versehen. Und die Berichte gehen an unsere Kunden, noch bevor wir die Baustelle verlassen haben."
— Maxime D., Leiter der Betriebsabläufe

Eine spürbare Wirkung auf allen Ebenen

Bereits einen Monat nach der Einführung von Cadulis wurden die Erwartungen übertroffen:

• +90 % Abschlussquote der Berichte in weniger als 2 Stunden
• 100 % der Unregelmäßigkeiten mit Foto dokumentiert
• -70 % weniger Kundenstreitigkeiten dank eingebetteter Nachweise
• 6 Stunden Zeitersparnis pro Woche für den Außendienstkoordinator

Eine gestärkte Koordination

Dank Cadulis hat sich der Alltag der Koordinatoren grundlegend verändert. Kein Zeitverlust mehr bei der Suche nach Informationen, die in einem unübersichtlichen Bericht untergehen. Jetzt sind die Prioritäten klar, Dringlichkeiten sichtbar, Entscheidungen schneller.

Cadulis hat das Führungsteam von zeitraubenden Aufgaben befreit, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Eine entspannte und aufgewertete Kundenbeziehung

Bildnachweise, Berichte mit Zeitstempel, vollständige Historie der Unregelmäßigkeiten ... Die Kunden von ProtecVision erhalten nun nach jedem Einsatz eine vollständige Dokumentation. Und das macht den Unterschied.

Funktionen, die den Unterschied machen

Zu den beliebtesten Funktionen gehören:

• Die Schlagwortsuche in vergangenen Einsätzen
• Die Nachverfolgbarkeit von Änderungen in jedem Bericht
• Der Export ins Kunden-CRM für ein reibungsloses Reporting

Fazit: Präzision als Grundlage für Vertrauen

Im Sicherheitssektor reicht es nicht aus, effizient zu handeln – man muss es auch nachweisen können. Und zwar schnell. Mit Cadulis hat ProtecVision eine unklare Organisation in ein Vorbild an Dokumentationsgenauigkeit verwandelt.

Cadulis ist zum täglichen Verbündeten geworden. Nicht nur eine Software. Ein Hebel für Vertrauen, Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.