Case Study: Management von Sicherheitseinsätzen vor Ort – Die digitale Wende bei ProtecVision

In einer Branche, in der Präzision keine Option, sondern Pflicht ist, hat sich ProtecVision entschieden, das Management der Außeneinsätze grundlegend zu überdenken. So ist es gelungen.

Ein dringender Bedarf an Zuverlässigkeit und Struktur

Als Unternehmen, das auf die Installation und Wartung von Überwachungssystemen spezialisiert ist, muss ProtecVision bei jedem Kundenkontakt Professionalität verkörpern. Bis vor Kurzem basierte das Management der Außeneinsätze jedoch auf ... einem Google-Kalender und ein paar verstreuten Notizen. Effizient? Nicht wirklich.

Jeder Techniker notierte seine Rückmeldungen im Terminereignis. Die Daten waren oft unvollständig, unstrukturiert und schwer lesbar. Das Ergebnis:

• Nicht auffindbare oder verlorene Informationen
• Fehlerhafte Nachverfolgung der installierten Ausrüstung
• Ein Eindruck von Unprofessionalität beim Kunden

In einem Bereich, in dem jedes Detail zählt – Kameramodell, Seriennummer oder exaktes Einsatzdatum – war diese Unklarheit nicht mehr akzeptabel.

Ein schrittweiser Übergang zur digitalen Steuerung

Die Wahl fiel ganz natürlich auf Cadulis. Das Unternehmen suchte ein Tool, das einfach und schrittweise eingeführt werden kann, aber in der Lage ist, die Prozesse tiefgreifend zu strukturieren. Die Einführung verlief reibungslos:

1. Erste Phase: Erstellung einfacher, manuell ausgefüllter Berichte
2. Zweite Phase: Hinzufügen automatischer Elemente (Fotos, Checklisten, Unterschriften)
3. Dritte Phase: Automatisierung des Versands der Berichte an die Kunden

Keine radikale Revolution. Einfach ein intelligenter, schrittweiser Ausbau – im Tempo des Teams.

Die Techniker sind überzeugt

Man hätte mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen können. Doch das Gegenteil war der Fall. Die Techniker erkannten sofort die Vorteile: Weniger Zeitaufwand für das Ausfüllen der Berichte, mehr Zuverlässigkeit bei den erfassten Informationen und vor allem ein greifbarer Beweis, dass das Unternehmen in die Erleichterung ihres Arbeitsalltags investiert.

"Früher haben wir auf den guten Willen der Techniker gesetzt, um Unregelmäßigkeiten zu melden. Jetzt ist es systematisch, dokumentiert und mit Zeitstempel versehen. Und die Berichte gehen an unsere Kunden, noch bevor wir die Einsatzstelle verlassen haben."
— Maxime D., Leiter Betrieb

Eine sichtbare Wirkung auf allen Ebenen

Nur einen Monat nach der Einführung von Cadulis übertrafen die Ergebnisse die Erwartungen:

• +90 % Abschlussrate der Berichte in weniger als 2 Stunden
• 100 % der Unregelmäßigkeiten mit Foto dokumentiert
• -70 % weniger Kundenstreitfälle dank eingebetteter Nachweise
• 6 Stunden wöchentliche Zeitersparnis für den Außendienstkoordinator

Eine gestärkte Koordination

Dank Cadulis hat sich der Alltag der Koordinatoren grundlegend verändert. Schluss mit der Zeitverschwendung beim Suchen nach Informationen in unübersichtlichen Berichten. Jetzt sind die Prioritäten klar, die Dringlichkeiten sichtbar, die Entscheidungen schneller.

Cadulis hat das Führungsteam von zeitraubenden Aufgaben befreit, damit es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Eine entspannte und aufgewertete Kundenbeziehung

Bildnachweise, Berichte mit Zeitstempel, vollständige Historie der Unregelmäßigkeiten ... Die Kunden von ProtecVision erhalten nun nach jedem Einsatz eine vollständige Dokumentation. Und das macht den Unterschied.

Funktionen, die den Unterschied machen

Zu den beliebtesten Funktionen gehören:

• Die Schlagwortsuche in vergangenen Einsätzen
• Die Nachverfolgbarkeit von Änderungen in jedem Bericht
• Der Export ins Kunden-CRM für ein reibungsloses Reporting

Fazit: Präzision als Basis für Vertrauen

Im Sicherheitssektor reicht es nicht aus, effizient zu handeln: Man muss es auch nachweisen können. Und zwar schnell. Dank Cadulis hat ProtecVision eine unklare Organisation in ein Musterbeispiel für Dokumentationspräzision verwandelt.

Cadulis ist zum täglichen Verbündeten geworden. Nicht nur eine Software. Ein Hebel für Vertrauen, Reaktionsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.