Case study: beheer van beveiligingsinterventies op het terrein – de digitale ommezwaai van ProtecVision

In een sector waar nauwkeurigheid geen optie is, heeft ProtecVision ervoor gekozen haar beheer van veldinterventies grondig te herzien. Hier leest u hoe.

Een dringende behoefte aan betrouwbaarheid en structuur

Als specialist in de installatie en het onderhoud van bewakingssystemen moet ProtecVision bij elk klantcontact blijk geven van professionaliteit. Tot voor kort werd het beheer van de veldinterventies echter gedaan met... een Google-agenda en enkele losse notities. Efficiënt? Niet echt.

Elke technicus noteerde zijn feedback in het afspraakitem. De gegevens waren vaak onvolledig, ongestructureerd en moeilijk leesbaar. Het resultaat:

• Niet te vinden of verloren informatie
• Fouten in de opvolging van geïnstalleerde apparatuur
• Een indruk van amateurisme bij de klant

In een domein waar elk detail telt – cameramodel, serienummer of exacte interventiedatum – was deze vaagheid niet langer acceptabel.

Een geleidelijke overgang naar digitale aansturing

De keuze voor Cadulis was vanzelfsprekend. Het bedrijf zocht een tool die eenvoudig en stapsgewijs te implementeren was, maar die de processen diepgaand kon structureren. De uitrol verliep soepel:

1. Eerste fase: aanmaak van eenvoudige rapporten, handmatig ingevuld
2. Tweede fase: toevoegen van automatische elementen (foto's, checklists, handtekeningen)
3. Derde fase: automatisering van het verzenden van rapporten naar klanten

Geen abrupte revolutie. Gewoon een slimme, geleidelijke opbouw, op het tempo van het team.

Technici overtuigd

Men had weerstand tegen verandering kunnen verwachten. Dat was niet het geval. De technici zagen meteen het voordeel: minder tijd kwijt aan rapporten invullen, meer betrouwbaarheid in de ingevoerde informatie en vooral, een tastbaar bewijs dat hun bedrijf investeert om hun dagelijkse werk te vergemakkelijken.

"Vroeger rekenden we op de goede wil van de technici om afwijkingen te melden. Nu gebeurt dat systematisch, gedocumenteerd en met tijdstempel. En de rapporten worden naar onze klanten gestuurd nog voor we de locatie verlaten hebben."
— Maxime D., Operationeel verantwoordelijke

Een zichtbaar effect op alle niveaus

Slechts één maand na de implementatie van Cadulis waren de resultaten boven verwachting:

• +90 % van de rapporten voltooid binnen 2 uur
• 100 % van de afwijkingen gedocumenteerd met foto
• -70 % minder klantgeschillen dankzij ingebouwde bewijslast
• 6 uur per week gewonnen door de veldcoördinator

Versterkte coördinatie

Dankzij Cadulis is het dagelijkse werk van de coördinatoren volledig veranderd. Geen tijdverlies meer met het zoeken naar informatie in een verwarrend verslag. Nu zijn de prioriteiten duidelijk, de urgenties zichtbaar en worden beslissingen sneller genomen.

Cadulis heeft het managementteam bevrijd van tijdrovende taken, zodat zij zich kunnen richten op wat echt belangrijk is.

Een rustigere en waardevollere klantrelatie

Visueel bewijs, rapporten met tijdstempel, volledige historiek van afwijkingen... De klanten van ProtecVision ontvangen nu na elke interventie een volledig dossier. En dat maakt het verschil.

Functies die het verschil maken

De meest gewaardeerde functies zijn onder andere:

• De zoekfunctie op trefwoord in eerdere interventies
• De traceerbaarheid van wijzigingen op elk rapport
• De export naar de CRM van de klant voor een vlotte rapportering

Conclusie: nauwkeurigheid in dienst van vertrouwen

In de beveiligingssector is het niet genoeg om efficiënt te handelen: je moet het ook kunnen bewijzen. En snel bewijzen. Dankzij Cadulis heeft ProtecVision een vage organisatie omgevormd tot een voorbeeld van documentatie-nauwkeurigheid.

Cadulis is een dagelijkse bondgenoot geworden. Niet zomaar een software. Een hefboom voor vertrouwen, reactiviteit en concurrentievermogen.