Case study: beheer van beveiligingsinterventies op het terrein – de digitale omslag van ProtecVision

In een sector waar nauwkeurigheid geen optie is, heeft ProtecVision ervoor gekozen zijn beheer van veldinterventies grondig te herzien. Hier leest u hoe.

Een dringende behoefte aan betrouwbaarheid en structuur

Als specialist in de installatie en het onderhoud van bewakingssystemen moet ProtecVision bij elk klantcontact professionaliteit uitstralen. Tot voor kort was het beheer van de veldinterventies echter gebaseerd op... een Google-agenda en enkele losse notities. Efficiënt? Niet echt.

Elke technicus noteerde zijn feedback in het afspraakitem. De gegevens waren vaak onvolledig, ongestructureerd en moeilijk leesbaar. Het resultaat:

• Niet te vinden of verloren informatie
• Fouten in het opvolgen van geïnstalleerde apparatuur
• Een indruk van amateurisme bij de klanten

In een vakgebied waar elk detail telt – cameramodel, serienummer of exacte interventiedatum – was deze vaagheid niet langer acceptabel.

Een geleidelijke overgang naar digitale aansturing

De keuze voor Cadulis was vanzelfsprekend. Het bedrijf zocht een tool die eenvoudig en stapsgewijs te implementeren was, maar in staat om de processen grondig te structureren. De uitrol verliep soepel:

1. Eerste fase: aanmaak van eenvoudige rapporten, handmatig ingevuld
2. Tweede fase: toevoeging van automatische elementen (foto’s, checklists, handtekeningen)
3. Derde fase: automatisering van het versturen van rapporten naar de klanten

Geen abrupte revolutie. Gewoon een slimme, geleidelijke opbouw, op het tempo van het team.

Technici overtuigd

Men had weerstand tegen verandering kunnen verwachten. Niets was minder waar. De technici zagen het voordeel meteen in: minder tijd kwijt aan het invullen van rapporten, meer betrouwbaarheid in de ingevoerde gegevens, en vooral, een tastbaar bewijs dat hun bedrijf investeert om hun dagelijkse werk te vergemakkelijken.

"Vroeger rekenden we op de goede wil van de technici om afwijkingen te melden. Nu gebeurt het systematisch, gedocumenteerd, met tijdstempel. En de rapporten worden naar onze klanten gestuurd nog voor we het terrein verlaten hebben."
— Maxime D., Operationeel verantwoordelijke

Een zichtbaar effect op alle niveaus

Slechts één maand na de implementatie van Cadulis overtroffen de resultaten de verwachtingen:

• +90 % van de rapporten binnen 2 uur voltooid
• 100 % van de afwijkingen gedocumenteerd met foto
• -70 % minder klantgeschillen dankzij ingebouwde bewijslast
• 6 uur per week gewonnen door de veldcoördinator

Versterkte coördinatie

Dankzij Cadulis is het dagelijkse werk van de coördinatoren volledig veranderd. Geen tijdverlies meer met het zoeken naar informatie die verloren is gegaan in een onduidelijk verslag. Nu zijn de prioriteiten duidelijk, de urgenties zichtbaar en worden beslissingen sneller genomen.

Cadulis heeft het managementteam bevrijd van tijdrovende taken zodat ze zich kunnen richten op het essentiële.

Een ontspannen en gewaardeerde klantrelatie

Visueel bewijs, rapporten met tijdstempel, volledige historiek van afwijkingen... De klanten van ProtecVision ontvangen nu een volledig dossier na elke interventie. En dat maakt het verschil.

Functionaliteiten die het verschil maken

Onder de meest gewaardeerde functies:

• Trefwoordzoekfunctie in eerdere interventies
• Wijzigingstracering op elk rapport
• Export naar het CRM van de klant voor vlotte rapportering

Conclusie: nauwkeurigheid als basis voor vertrouwen

In de beveiligingssector is het niet genoeg om efficiënt te handelen: je moet het ook kunnen bewijzen. En snel. Dankzij Cadulis heeft ProtecVision een vage organisatie omgevormd tot een model van documentatie-nauwkeurigheid.

Cadulis is een dagelijkse bondgenoot geworden. Niet zomaar een softwarepakket. Een hefboom voor vertrouwen, reactiviteit en concurrentievermogen.