Hoe Fix&Move zijn volledige serviceafdeling digitaliseerde met mobiele onderhoudssoftware

In volle digitale transformatie besloot Fix&Move een versnelling hoger te schakelen. Doel: hun serviceafdeling transformeren met mobiele onderhoudssoftware. Hier hun ervaring, tussen vergeten papieren en geautomatiseerde rapporten.

Een lastige, maar niet zeldzame context

In de wereld van mobiel onderhoud gaat alles snel... behalve als je nog steeds papieren rapporten gebruikt. Dat was precies het geval bij Fix&Move, een KMO gespecialiseerd in het onderhoud van klein professioneel materiaal. Met 18 technici, 2 supervisors en 1 hoofd serviceafdeling leek alles op papier goed geregeld... net op papier dus.

• Vaak onvolledige of nooit ingeleverde rapporten
• Onduidelijke uren, interventies niet geregistreerd
• Spanningen met klanten door gebrek aan transparantie
• Een backoffice die verzuipt in administratie

Maar het echte probleem? Een flinke achterstand in digitale transformatie. En in een sector waar de concurrentie razendsnel digitaliseert, doet dat pijn.

De noodzaak om te veranderen om competitief te blijven

Fix&Move maakte de overstap niet uit liefde voor dashboards. Het was de marktdruk die hen tot actie dwong. Tegenover jongere, wendbaardere bedrijven met lichtere structuren moest er iets gebeuren.

"We konden zo niet doorgaan. Er moest echt een digitale omslag komen om mee te blijven." — Amélie G., Hoofd Service

De ontmoeting met Cadulis: een gelukkig toeval... met begeleiding

Alles begon met een aanbeveling van een collega. Nieuwsgierig stemde Fix&Move in met een snelle demo van 30 minuten met het Cadulis-team. Conclusie? Een harde wake-up call:

Deze mobiele onderhoudssoftware vinkt alle vakjes af: slimme planning, geautomatiseerd servicerapport, klantondertekening, synchronisatie met het CRM... en een belofte van ongekende eenvoud.

Maar alleen de tool is niet genoeg. De interne processen moesten worden aangepast, de werkwijzen gemoderniseerd, en vooral: de teams moesten mee in het verhaal. Cadulis begeleidde Fix&Move stap voor stap, beginnend met een testteam, een maand proef, en realtime bijsturingen.

Een soepele implementatie, ontworpen voor het veld

Het proces was eenvoudig en pragmatisch:

1. Verzending van de huidige opdrachtformulieren en rapporten naar Cadulis
2. Configuratie van op maat gemaakte formulieren, zonder gewoontes te veranderen
3. Uitrol bij een klein team gedurende een maand
4. Feedback verzamelen, bijsturen in realtime
5. Uitbreiding naar het hele bedrijf

In amper 10 dagen stond het systeem klaar. Twee dagen mobiele training, wat inwerkperiode... en ze waren vertrokken.

Voor / Na: de revolutie op het terrein

Voorheen moesten technici vertrouwen op notities van de dag ervoor, vage herinneringen of de goede wil van een goed georganiseerde klant. Nu hebben ze alle info op zak zodra ze het depot verlaten:

• Benodigd materiaal vooraf geïdentificeerd
• Planning automatisch geoptimaliseerd per zone
• Interventies met tijdstempel, ondertekend, geregistreerd
• Geen eindeloze debriefings meer aan het einde van de dag

Een enorme toename in autonomie, met een echt professioneel comfort.

En voor de klant, wat verandert er?

Alles. Of bijna alles. Een vaste klant, gewend om telkens de historiek van zijn machine uit te leggen, stond met open mond:

"Ik hoef niets meer te herhalen, ik heb alles hier." — De technicus, terwijl hij zijn Cadulis-app toont.

Nooit meer zoeken naar een oud, gekrabbeld rapport. Alles is gecentraliseerd, raadpleegbaar, betrouwbaar. En de klantrelatie verbetert: vlotter, professioneler, geruststellender.

Concrete resultaten, in minder dan een maand

• –80 % minder papierwerk
• +90 % voltooiing van servicerapporten
• 100 % van de interventies ondertekend, geregistreerd, raadpleegbaar
• +70 % klanttevredenheid
• 0 dubbele invoer voor de backoffice

En dat is niet alles: Fix&Move kon twee extra technici aannemen zonder de administratieve afdeling te verzwaren. Nog beter: de achterstand in preventief onderhoud is eindelijk weggewerkt.

Ook supervisors profiteren van de verandering

Dankzij Cadulis hebben supervisors nu een volledig overzicht van de interventies in realtime. Bij problemen:

• De klant wordt direct teruggebeld
• De planning wordt met een paar klikken aangepast
• Klanten worden automatisch geïnformeerd

Een interventie die misloopt? Binnen het uur opgelost. Een afwezige technicus? Zonder stress opgevangen.

Waarom Cadulis, en geen andere oplossing?

De echte kracht van Cadulis, volgens Fix&Move, is het vermogen zich aan te passen zonder alles om te gooien. De interventierapporten zijn niet opnieuw uitgevonden, gewoon gedigitaliseerd. Geen cultuurschok, geen weerstand tegen verandering.

"Alles is veranderd... zonder dat er iets veranderde. En dat is precies het succes." — Amélie G.

Wat je moet onthouden

• Een goed gekozen mobiele onderhoudssoftware kan een organisatie in minder dan een maand transformeren
• Het geheim is aanpasbaarheid... en begeleiding
• De resultaten zijn meetbaar: minder stress, meer efficiëntie, blije klanten