Hoe Fix&Move zijn volledige serviceafdeling digitaliseerde met mobiele onderhoudssoftware

In volle digitale transitie besloot Fix&Move een versnelling hoger te schakelen. Doel: zijn serviceafdeling transformeren met mobiele onderhoudssoftware. Hier delen ze hun ervaring, tussen vergeten papieren en geautomatiseerde rapporten.

Een lastige, maar niet zeldzame context

In de wereld van mobiel onderhoud gaat alles razendsnel... behalve als je nog steeds met papieren rapporten werkt. Dat was precies het geval bij Fix&Move, een KMO gespecialiseerd in het onderhoud van klein professioneel materieel. Met 18 technici, 2 supervisors en 1 serviceverantwoordelijke leek het bedrijf goed georganiseerd... op papier althans.

• Vaak onvolledige of nooit ingeleverde rapporten
• Onduidelijke uren, niet-geregistreerde interventies
• Spanningen met klanten door gebrek aan transparantie
• Een backoffice die verdrinkt in administratie

Maar het echte probleem? Een flinke achterstand in digitale transformatie. En in een sector waar de concurrentie razendsnel digitaliseert, doet dat pijn.

De noodzaak om te veranderen om competitief te blijven

Fix&Move maakte de overstap niet uit liefde voor dashboards. Het was de marktdruk die hen ertoe aanzette een oplossing te zoeken. Tegenover jongere, flexibelere bedrijven met lichtere structuren moest er iets gebeuren.

"We konden zo niet doorgaan. Er moest echt een digitale omslag komen om bij te blijven." — Amélie G., Hoofd serviceafdeling

De ontmoeting met Cadulis: een gelukkig toeval... met begeleiding

Het begon allemaal met een aanbeveling van een collega. Nieuwsgierig stemde Fix&Move in met een snelle demo van 30 minuten met het Cadulis-team. De conclusie? Een harde wake-up call:

Deze mobiele onderhoudssoftware voldoet aan alle eisen: slimme planning, geautomatiseerd servicerapport, klantondertekening, synchronisatie met het CRM... en een belofte van ongeëvenaarde eenvoud.

Maar alleen de tool is niet genoeg. De interne processen moesten worden aangepast, de werkwijzen gemoderniseerd en vooral: de teams moesten worden meegenomen in het traject. Cadulis begeleidde Fix&Move stap voor stap, beginnend met een kleine testgroep, een maand proef, realtime bijsturingen.

Een soepele implementatie, gericht op het veld

Het proces was eenvoudig en pragmatisch:

1. Verzenden van de huidige werkbonnen en rapporten naar Cadulis
2. Configuratie van op maat gemaakte formulieren zonder gewoonten te veranderen
3. Uitrol op een klein team gedurende een maand
4. Feedback verzamelen, direct bijsturen
5. Uitbreiding naar het hele bedrijf

In amper 10 dagen was het systeem operationeel. Een mobiele training van twee dagen, wat inwerkperiode... en ze waren vertrokken.

Voor / Na: de revolutie op het terrein

Voorheen moesten technici vertrouwen op notities van de dag ervoor, vage herinneringen of de goede wil van een goed georganiseerde klant. Nu hebben ze alle info op zak zodra ze het depot verlaten:

• Benodigd materiaal vooraf geïdentificeerd
• Planning automatisch geoptimaliseerd per regio
• Interventies met tijdstempel, ondertekend, getraceerd
• Geen eindeloze debriefings meer aan het einde van de dag

Een enorme toename in autonomie, gekoppeld aan echt werkcomfort.

En voor de klant, wat verandert er?

Alles. Of bijna alles. Een vaste klant, gewend om telkens de historiek van zijn machine uit te leggen, stond perplex:

"Je hoeft me niets meer te vertellen, ik heb alles hier." — De technicus, terwijl hij zijn Cadulis-app toont.

Geen zoektocht meer naar een oud gekrabbeld rapport. Alles is gecentraliseerd, raadpleegbaar, betrouwbaar. En de klantrelatie verbetert: soepeler, professioneler, geruststellender.

Concrete resultaten, in minder dan een maand

• –80 % papierwerk
• +90 % voltooiing van servicerapporten
• 100 % van de interventies ondertekend, getraceerd, raadpleegbaar
• +70 % klanttevredenheid
• 0 herinvoer voor de backoffice

En dat is niet alles: Fix&Move kon twee extra technici aannemen zonder de administratieve afdeling te verzwaren. Beter nog: de achterstand op preventief onderhoud is eindelijk weggewerkt.

Ook supervisors profiteren van de verandering

Dankzij Cadulis hebben supervisors nu een totaaloverzicht van de interventies in realtime. Bij een probleem:

• De klant wordt direct teruggebeld
• De planning wordt in enkele klikken aangepast
• Klanten worden automatisch geïnformeerd

Een interventie die dreigt mis te lopen? Binnen het uur opgelost. Een afwezige technicus? Zonder stress opgevangen.

Waarom Cadulis en geen andere oplossing?

De echte kracht van Cadulis, volgens Fix&Move, is het vermogen om zich aan te passen zonder iets te breken. De interventierapporten zijn niet opnieuw uitgevonden, alleen gedigitaliseerd. Geen cultuurschok, geen weerstand tegen verandering.

"Alles is veranderd... zonder dat er iets veranderde. En dat is precies het succes." — Amélie G.

Wat je moet onthouden

• Een mobiele onderhoudssoftware die goed gekozen is, kan een organisatie in minder dan een maand transformeren
• Het geheim is aanpasbaarheid... en begeleiding
• De resultaten zijn meetbaar: minder stress, meer efficiëntie, blije klanten