Hoe SolairTech zijn veldrondes en fotovoltaïsche opnames heeft beveiligd met een energie onderhoudsplanningssoftware

Voor Cadulis leken de technische rondes bij SolairTech soms op een slecht gemarkeerde speurtocht. Tussen de planningen die in Excel werden geknutseld, de foto's die zonder bijschrift via WhatsApp werden gedeeld, en de technici die terug moesten keren voordat ze hun interventielocatie hadden bereikt... laten we zeggen dat optimalisatie niet bepaald aan de orde was.

Een veeleisende sector, echte beperkingen

SolairTech opereert in een van de meest cruciale sectoren van onze tijd: de installatie en het onderhoud van fotovoltaïsche en thermische systemen. Maar hun activiteit stopt daar niet. Met technici die bevoegd zijn voor elektriciteit, nemen ze ook de installatie van laadpalen voor elektrische voertuigen voor hun rekening — een snelgroeiende sector.

Met 22 veldtechnici, 2 onderhoudscoördinatoren en een operationeel manager is operationele nauwkeurigheid een must. Maar deze nauwkeurigheid werd steeds moeilijker te handhaven naarmate de activiteit groeide.

“We liepen achter de informatie aan. De foto's kwamen ongeordend binnen, zonder te weten bij welke locatie ze hoorden. En de planning? Dat was soms een loterij.”
— Julien P., operationeel manager bij SolairTech

De grenzen van de “huisgemaakte” organisatie

Een eindeloze Excel-sheet
Rondes handmatig toegewezen door de manager
Geen rekening gehouden met reistijden of klanturen
Technici die soms een hele regio doorkruisten voor... weinig resultaat
Een rapportage die meer leek op een zoektocht naar inconsistenties dan op een sturingsinstrument

Implementatie van een energie onderhoudsplanningssoftware

De overstap naar Cadulis ging snel. Twee weken waren voldoende om het platform te implementeren, de modules te configureren en de bestaande systemen te koppelen, zonder de activiteit te verstoren.

Geactiveerde modules bij SolairTech:

Intelligente planning op basis van sitetype, geografie en vaardigheden
Aangepaste formulieren voor fotovoltaïsche opnames, PAC-onderhoud en thermisch toezicht
Automatische PDF-rapporten: klantondertekening, foto's, afwijkingen, tijdstempels
Synchronisatie met het interne energiebeheersysteem
Offline modus voor afgelegen gebieden

Zo zijn de formulieren verrijkt met een veld voor QR-code scanning. Elk onderdeel van een installatie wordt automatisch geïdentificeerd, met model en serienummer. Resultaat: een ultra-betrouwbare apparatuurvolging, eenvoudig voorraadbeheer en een voorbeeldige traceerbaarheid.

Concrete… en snelle resultaten

100 % van de rondes gepland in Cadulis
85 % van de rapporten verstuurd binnen 2 uur na de interventie
+60 % meer inzicht in de werkelijke prestaties van de sites
Niets vergeten van veldinformatie dankzij begeleide formulieren
-40 % minder tijd nodig voor de wekelijkse rapportages

De manager kon zich weer richten op de strategische ontwikkeling van het bedrijf. Geen last-minute jongleren meer om onrealistische rondes toe te wijzen.

“De interventies kunnen nu de geplande tijd duren. De reistijden worden meegenomen, de technici zijn minder gestrest. En de manager... slaapt beter.”

Voor / Na: we spelen niet meer in dezelfde competitie

Aspect	Voor Cadulis	Na Cadulis
Planning	Handmatige Excel, weinig geoptimaliseerd	Geautomatiseerd, geoptimaliseerd door AI
Veldinformatie	WhatsApp, niet-geïdentificeerde foto's	Begeleide formulieren met foto's en scan
Rapportage	Traag, omslachtig, onbetrouwbaar	1 klik, actuele en betrouwbare data
Traceerbaarheid	Laag, interventies nauwelijks gevolgd	Tijdstempel + geolocatie
Onderhoudsopvolging	Handmatig, vaak vergeten	Geautomatiseerd vanaf installatie

De kracht van een goede energie onderhoudsplanningssoftware

Een goed hulpmiddel helpt niet alleen. Het transformeert. Door zich aan te passen aan het bestaande, de taal van de technici te spreken en de planning net zo eenvoudig te maken als een Excel-filter, heeft Cadulis alles weer op de rails gezet.

De belangrijkste voordelen die werden waargenomen:

Gestructureerde en realtime opvolging van de fotovoltaïsche productie
Foutloze traceerbaarheid van veldoperaties
Proactief beheer van periodiek onderhoud
Verbeterde servicekwaliteit voor de eindklant
Technici zijn rustiger en kunnen zich focussen op hun kernactiviteiten

Voor technici: eenvoud en directe adoptie

Geen lange opleiding nodig. De tool werd binnen enkele minuten onder de knie gekregen. Waarom? Omdat hij het vakjargon en de logica van het veld overneemt. De ergonomie is voor hen ontworpen, niet tegen hen.

Beheer van geplande onderhoudswerkzaamheden

Bij elke installatie worden de controle-interventies in Cadulis aangemaakt met een specifiek tijdsvenster. Deze onderhoudswerkzaamheden verschijnen automatisch in de lijst van te plannen interventies. Resultaat: ze worden op tijd uitgevoerd en geoptimaliseerd in de rondes.

Vlotte integratie met interne tools

De synchronisatie met het energiebeheersysteem vereiste slechts een eenvoudige gegevensmapping via API. Cadulis paste zich snel aan aan de bestaande omgeving, zonder dat interne processen opnieuw moesten worden opgezet.