Hoe SolairTech zijn veldrondes en fotovoltaïsche opnames heeft beveiligd met een energie onderhoudsplanningssoftware

Voor Cadulis leken de technische rondes bij SolairTech soms op een slecht gemarkeerde speurtocht. Tussen de planningen die in Excel werden geknutseld, de foto's die zonder onderschrift via WhatsApp werden gedeeld, en de technici die moesten terugkeren voordat ze hun interventielocatie bereikten... laten we zeggen dat optimalisatie niet bepaald aanwezig was.

Een veeleisende sector, echte beperkingen

SolairTech opereert in een van de meest cruciale sectoren van onze tijd: de installatie en het onderhoud van fotovoltaïsche en thermische systemen. Maar hun activiteit stopt daar niet. Met technici die bevoegd zijn voor elektriciteit, verzorgen ze ook de installatie van laadpalen voor elektrische voertuigen — een snelgroeiende sector.

Met 22 fieldtechnici, 2 onderhoudscoördinatoren en een operationeel verantwoordelijke is operationele nauwkeurigheid een must. Maar deze nauwkeurigheid werd moeilijk vol te houden naarmate de activiteit groeide.

“We liepen achter de informatie aan. De foto's kwamen ongeordend binnen, zonder dat we wisten bij welke locatie ze hoorden. En de planning? Dat was soms een loterij.”
— Julien P., operationeel verantwoordelijke bij SolairTech

De grenzen van de “huisgemaakte” organisatie

Een ellenlang Excel-bestand
Rondes handmatig toegewezen door de manager
Geen rekening met reistijden of klanturen
Technici die soms een hele regio doorkruisten voor... niet veel
Een rapportage die meer leek op een zoektocht naar inconsistenties dan op een sturingsinstrument

Implementatie van een energie onderhoudsplanningssoftware

De adoptie van Cadulis ging snel. Twee weken waren genoeg om het hulpmiddel te implementeren, de modules te configureren en de bestaande systemen te koppelen, zonder de activiteit te verstoren.

Geactiveerde modules bij SolairTech:

Intelligente planning op basis van sitetype, geografie en vaardigheden
Aangepaste formulieren voor fotovoltaïsche opnames, PAC-onderhoud en thermische opvolging
Geautomatiseerde PDF-rapporten: klantondertekening, foto's, afwijkingen, tijdstempels
Synchronisatie met het interne energietoezichtsysteem
Offline modus voor afgelegen gebieden

De formulieren zijn bijvoorbeeld uitgebreid met een veld voor QR-code scanning. Elk onderdeel van een installatie wordt automatisch geïdentificeerd, met model en serienummer. Resultaat: een zeer betrouwbare apparatuurvolging, eenvoudig voorraadbeheer en een voorbeeldige traceerbaarheid.

Concrete... en snelle resultaten

100 % van de rondes gepland in Cadulis
85 % van de rapporten verzonden binnen 2 uur na de interventie
+60 % meer zicht op de werkelijke prestaties van de sites
Niets vergeten van veldterugkoppeling dankzij begeleide formulieren
-40 % minder tijd nodig voor de wekelijkse rapportage

De manager kon zich weer richten op de strategische ontwikkeling van het bedrijf. Geen last-minute acrobatiek meer om onrealistische rondes toe te wijzen.

“Interventies kunnen nu de geplande tijd duren. De reistijden worden meegenomen, de technici zijn minder gestrest. En de manager... slaapt beter.”

Voor / Na: we spelen niet meer in dezelfde competitie

Aspect	Voor Cadulis	Na Cadulis
Planning	Handmatige Excel, weinig geoptimaliseerd	Geautomatiseerd, geoptimaliseerd door algoritme
Veldterugkoppeling	WhatsApp, niet-geïdentificeerde foto's	Begeleide formulieren met foto's en scan
Rapportage	Traag, tijdrovend, weinig betrouwbaar	1 klik, actuele en betrouwbare gegevens
Traceerbaarheid	Zwak, interventies weinig gevolgd	Tijdstempel + geolocatie
Onderhoudsopvolging	Handmatig, vaak vergeten	Geautomatiseerd vanaf installatie

De kracht van goede energie onderhoudsplanningssoftware

Een goed hulpmiddel helpt niet alleen. Het transformeert. Door zich aan te passen aan het bestaande, de taal van de technici te spreken en de planning net zo eenvoudig te maken als een Excel-filter, heeft Cadulis de zaken weer op orde gebracht.

De belangrijkste waargenomen voordelen:

Gestructureerde en realtime opvolging van fotovoltaïsche productie
Foutloze traceerbaarheid van veldoperaties
Proactief beheer van periodiek onderhoud
Verbeterde servicekwaliteit voor de eindklant
Rustige technici, gefocust op hun kernactiviteit

Voor technici: eenvoud en directe adoptie

Geen lange training nodig. Het hulpmiddel werd binnen enkele minuten onder de knie gekregen. Waarom? Omdat het het vakjargon en de logica van het veld overneemt. De ergonomie is voor hen ontworpen, niet tegen hen.

Beheer van geplande onderhoudswerkzaamheden

Bij elke installatie worden de controle-interventies in Cadulis aangemaakt met een specifiek tijdsvenster. Dit onderhoud verschijnt automatisch in de lijst van te plannen interventies. Resultaat: ze worden op tijd uitgevoerd en geoptimaliseerd in de rondes.

Vlotte integratie met interne tools

De synchronisatie met het energietoezichtsysteem vereiste slechts een eenvoudige gegevensmapping via API. Cadulis paste zich snel aan aan de bestaande omgeving, zonder dat interne processen opnieuw moesten worden opgezet.