De technicus belt aan op de derde verdieping. De meter bevindt zich achter de deur, in de kast bij de ingang, en niemand doet open. Hij schuift een bericht van zijn bezoek onder de deur door, gaat weer naar beneden, en de afspraak moet opnieuw worden ingepland. Tijdens een campagne voor het vervangen van watermeters verloopt de installatie snel; een herbezoek betekent echter een extra verplaatsing.
Dit is wat er wordt voorbereid vóór de campagne, wat er gebeurt tijdens het oproepen van de gebruikers, en wat er gebeurt op de dag dat de deur gesloten blijft.
Waarom het vervangen van watermeters draait om de afwezigen
Waar komen de campagnes vandaan
Volgens de regelgeving is een koudwatermeter in gebruik niet voor onbepaalde tijd geldig zonder controle. Het besluit van 6 maart 2007 verplicht namelijk een periodieke controle, meter voor meter of via een statistische methode op partijen. De geldigheid van de eerste periodieke controle is 9, 12 of 15 jaar, afhankelijk van de klasse van de meter; de volgende controles vinden elke zeven jaar plaats. Voor een partij geldt de dichtstbijzijnde vervaldatum van de meters in die partij.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, verplicht de tekst niet om een meter op een bepaalde leeftijd te vervangen. Geconfronteerd met deze termijnen of de leeftijd van het bestand, kan een dienst er echter voor kiezen om hele partijen te vernieuwen. Deze campagnes spreiden zich dan vaak uit over meerdere jaren: zo heeft een stedelijke gemeenschap in Normandië bijvoorbeeld in 2023 aangekondigd dat 100.000 meters in drie jaar worden vervangen.
Twee meters, twee aanpakken
Een meter die in een put aan het trottoir of aan de gevel is geïnstalleerd, kan zonder de gebruiker worden vervangen. Daarentegen vereist een meter in de woning de aanwezigheid van de gebruiker, dus een afspraak. De hele organisatie is gebaseerd op deze selectie: de eerste groep wordt in een ronde behandeld, de tweede via een oproep.
De verborgen kosten van een campagne zitten dan ook aan de kant van de tweede groep. Elke afwezigheid betekent een nieuwe verplaatsing, een nieuwe oproep en een dossier dat open blijft staan.
Voor de campagne: het bestand voorbereiden
Meters sorteren op toegankelijkheid
Het bestand van het park vermeldt zelden waar elke meter zich daadwerkelijk bevindt. Toch is deze informatie bepalend voor de rest. Het is daarom beter om deze vooraf te consolideren, op basis van eerdere opnames, opmerkingen van de opnemers of feedback van conciërges. Zo vermijdt u twee kostbare fouten: een gebruiker oproepen voor een toegankelijke meter, of zonder afspraak voor een gesloten deur staan.
Het gebied indelen voor het vervangen van watermeters
Zodra het bestand is gesorteerd, worden de interventies gegroepeerd in rondes. De juiste indeling volgt de geografische afstand van de punten, en niet de postcodes: twee naburige straten die door een gemeentegrens worden gescheiden, hoeven niet in verschillende rondes te vallen. Afhankelijk van de dichtheid wordt de groepering vervolgens verder op wijk-, straat- of gebouwniveau uitgevoerd.
Met Cadulis vergelijkt u verschillende indelingen op basis van uw eigen gegevens voordat u er een kiest. U kunt vervolgens de voorplanning opnieuw starten wanneer dat nodig is, en reeds gemaakte afspraken blijven behouden. Voor de principes van groeperen per zone, zie onze 5 effectieve technieken voor route-optimalisatie.
Gebruikers oproepen voor het vervangen van hun watermeter
Het principe is eenvoudig: elk kanaal vangt op wat het kan, van het meest automatische tot het meest menselijke. De telefoon wordt als laatste ingezet, voor degenen die nergens op hebben gereageerd.
Vroeg aankondigen, met een korte tijdslot
Een publieke campagne biedt een nuttig referentiepunt. In het hierboven genoemde Normandische voorbeeld ontving de gebruiker ongeveer vijftien dagen voor de voorgestelde interventie een brief. Als zijn meter niet toegankelijk was, werd de afspraak gemaakt voor een tijdslot van twee uur, dat hij kon wijzigen. Een kort tijdslot vraagt immers minder van de gebruiker dan een halve dag wachten.
De gebruiker laten kiezen, zonder de ronde te verstoren
In een campagne voor het vervangen van watermeters die met Cadulis wordt uitgevoerd, wordt de uitnodiging per e-mail of SMS verstuurd, met een link. De gebruiker bevestigt het voorgestelde tijdslot of kiest een ander, afhankelijk van wat u toestaat. Hij ziet echter alleen tijdsloten die compatibel zijn met de opbouw van de ronde: hij kiest zonder deze te kunnen verstoren. Na een door u ingestelde termijn blokkeert een slot ook last-minute wijzigingen. Het portaal kan tenslotte direct worden geïntegreerd op de website van de waterdienst.
Welk percentage van de gebruikers maakt zelf een afspraak? Dit varieert sterk afhankelijk van het gebied en de aard van de campagne, en wordt gemeten op uw bestand. We hebben deze werking uitgelegd in ons artikel waarin uw klanten rechtstreeks een afspraak maken in de planning van de technici.
Stapsgewijs opvolgen, tot aan de brief
Zonder reactie kan de opvolging bij elke stap worden opgevoerd: een e-mail, vervolgens een SMS, daarna een papieren brief met een QR-code die naar het portaal leidt. Deze stappen worden geconfigureerd volgens uw regels. De brief bereikt met name de gebruikers die noch hun e-mails noch hun SMS lezen; we leggen ook uit hoe u deze postzendingen kunt automatiseren zonder een envelop aan te raken.
Bellen bewaren voor de moeilijke dossiers
Blijven de gebruikers die nergens op hebben gereageerd. Uw medewerkers bellen hen met de planningsassistent voor zich: deze rangschikt de beschikbare tijdsloten op basis van de extra omweg die ze veroorzaken, en de slots die aansluiten op een naburige ronde komen eerst. De afspraak wordt zo tijdens het gesprek vastgelegd, en het callcenter houdt tijd over voor de dossiers die het meest weerstand bieden.
De dag zelf: wanneer de gebruiker er niet is
Een reden voor mislukking die geen enkel dossier verloren laat gaan
Afwezig, ontoegankelijke meter, weigering: de technicus kiest de reden op zijn mobiel, en het formulier opent de bijbehorende velden. Deze reden kan vervolgens automatisch het dossier terugsturen naar de partij die opnieuw moet worden gepland. Geen enkele mislukking blijft zo in een notitieboekje of spreadsheet slapen in afwachting van herinvoer.
Bewijzen dat de technicus is langs geweest
Vroeg of laat beweert een gebruiker dat niemand is gekomen. Het antwoord zit dan in wat de technicus ter plaatse heeft geregistreerd: de GPS-coördinaten op het moment van validatie, en een foto van de gesloten deur met het nummer van het appartement of de brievenbus. U kunt deze velden overigens verplicht maken voor de ene technicus en niet voor de andere.
Werken zonder netwerk in kelders en schachten
Meters bevinden zich vaak op plekken waar geen netwerk is: kelders, souterrains, technische schachten. De interventies van de technicus zijn echter beschikbaar op zijn mobiel. Hij vult zijn verslag in zonder netwerk, inclusief foto's, en de invoer wordt verzonden zodra het signaal terugkeert.
Na het vervangen van de watermeter: wat geschillen voorkomt
Voor de Waterombudsman draait het geschil bijna altijd om de factuur. Volgens het INC, dat het jaarverslag 2025 van de Waterombudsman presenteert, had 92% van de ontvankelijke verzoeken betrekking op factuurbetwistingen: vastgestelde lekken (29%), onverklaarbare overconsumptie (29%) en correcties (23%). De Ombudsman vraagt de diensten ook om ervoor te zorgen dat de meter bij installatie, vervanging of verplaatsing op een gemakkelijk toegankelijke plaats wordt geplaatst.
De vernieuwing biedt juist de gelegenheid om hierop in te spelen. Enkele goede praktijken helpen hierbij:
- maak van de gelegenheid gebruik om de meter te verplaatsen naar een toegankelijke locatie, indien mogelijk;
- maak een foto van de stand van de oude meter bij demontage, en vervolgens van de nieuwe meter;
- koppel deze elementen aan de interventie, zodat ze teruggevonden kunnen worden als de volgende factuur wordt betwist.
Elke wijziging van een interventie blijft bovendien een jaar lang raadpleegbaar, met de waarde ervoor en erna. Het rapport volgt de structuur van de dienst en de gegevens worden teruggestuurd naar het informatiesysteem. Wat betreft de voortgang van de campagne, kunnen uw managementdashboards in Cadulis worden weergegeven om de voortgang per sector te volgen, zonder te hoeven wachten tot het einde van de maand. Wilt u verder gaan? Ontdek hoe Cadulis het opstellen van volledige en nauwkeurige activiteitsrapporten vereenvoudigt.
Wat campagnemanagementsoftware niet vervangt
Cadulis heeft zijn grenzen. Het organiseert afspraken, routes en het bezoek van de technicus. De facturatie van water en de telemeting behoren echter tot de vakgerichte tools van de waterdienst; Cadulis biedt hiervoor open en gedocumenteerde interfaces, in beide richtingen.
Bovendien vraagt een campagne waarbij bijna alle meters toegankelijk zijn vooral om goede routes. Het oproepen van gebruikers wordt pas nuttig wanneer een groot deel van het park zich bij de klant thuis bevindt.
De kosten van een campagne worden bepaald door herbezoeken
Het vervangen van een meter is het eenvoudige deel; de gebruiker thuis treffen op de afgesproken dag vergt veel meer organisatie. En elk dossier dat ontsnapt aan selectie, opvolging of herplanning, eindigt vroeg of laat in een herbezoek.
Telemeting zal het onderwerp zijn van een volgend artikel, want de planning ervan behoort tot de minst begrepen in de sector. Tot die tijd, ontdek onze technologische innovaties voor efficiënte meteropnames.
Bent u een campagne voor het vervangen van watermeters aan het voorbereiden? Stuur ons het volume en het betreffende gebied: wij tonen u de voorplanning op uw eigen sectoren, zonder integratie of verplichting.
