Fallstudie – Optimierung der Instandhaltungs- und Immobilienauditverwaltung mit Cadulis
Ein Unternehmen mit Sitz im Osten Frankreichs, das anonym bleiben möchte, spezialisiert auf Immobilieninstandhaltung und technische Audits (insbesondere bei Verkäufen oder verpflichtenden Diagnosen), verwaltete ein großes Portfolio von Wohnanlagen. Mit 15 internen Technikern und zahlreichen Subunternehmern suchte das Unternehmen nach einer Modernisierung seiner Prozesse. Die Einführung von Cadulis ermöglichte eine Transformation der Abläufe: Planung, Berichte, Qualität, Kommunikation – alles wurde auf den Prüfstand gestellt.
1. Kontext und Herausforderungen
1.1 Unternehmensprofil
- Einsatzgebiet: Gesamter Osten Frankreichs (städtische, stadtrandnahe und ländliche Gebiete).
- Mitarbeiterzahl: 15 interne Außendienstmitarbeiter plus ein externes Subunternehmernetzwerk.
- Aktivitäten:
- Immobilienaudits bei Verkäufen oder behördlichen Gutachten (Bauzustand, Anlagen, Konformität).
- Korrektive und präventive Instandhaltung großer Wohnanlagen (Eigentümergemeinschaften, Sozialwohnungsunternehmen).
- Nachverfolgung der Einsätze für Sozialwohnungsunternehmen und Immobilienagenturen.
1.2 Herausforderungen vor der Transformation
| Problemstellung | Negative Auswirkung |
|---|---|
| Manuelle Planung (Excel, Papier) | Verspätungen, Überschneidungen, fehlende Übersicht. |
| Schlechte Routenoptimierung | Hohe Kraftstoffkosten, Ermüdung der Techniker. |
| Zerstreute Kommunikation | Verlorene Informationen, Doppelungen, Fehler. |
| Auditberichte manuell erfasst | Verspätungen, Fehler, Unzufriedenheit der Kunden. |
| Unstrukturierte Nachverfolgung der Subunternehmer | Schwankende Qualität, schwierige Koordination. |
2. Branchenüberblick
Im Immobilienbereich ist der Trend eindeutig: Profis müssen digitale Werkzeuge einsetzen, um Instandhaltung zu zentralisieren, Audits zu sichern und die Reaktionsfähigkeit zu steigern. Benchmarks zeigen, dass Software für Instandhaltungs- und Auditmanagement Folgendes bietet:
- Transparente Nachverfolgung der Einsätze.
- Digitale Formulare, die den Vorschriften entsprechen.
- Schnelle, standardisierte Berichte zur Stärkung der Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden.
3. Umsetzung von Cadulis
3.1 Analyse- und Konfigurationsphase
- Abbildung der bestehenden Prozesse und Fristen zwischen Audit, Bericht und Instandhaltung.
- Bedarfsermittlung bei Technikern, Subunternehmern und Verantwortlichen.
- Konfiguration von Cadulis:
- Individuelle Formulare für Immobilienaudits.
- Automatisierung der Berichte (PDF, Excel).
- Intelligente Planung unter Berücksichtigung von Standort, Kompetenzen und Zeitrestriktionen.
3.2 Interne Organisation
- Schulung der internen Außendienstmitarbeiter für die mobile Anwendung.
- Integration der Subunternehmer zur Reduzierung von Telefon- und E-Mail-Kommunikation.
- Zentrale Steuerung über ein Dashboard mit Schlüsselindikatoren.
4. Ergebnisse und Vorteile
| Aspekt | Vor Cadulis | Nach Cadulis |
|---|---|---|
| Planung | Verlorene Stunden, schlecht gehandhabte Unvorhergesehenes | Zeiteinsparung von 25 bis 30 % |
| Auditberichte | Mehrere Tage Verzögerung | Versand in wenigen Stunden |
| Routenoptimierung | Ineffiziente Verteilung | ~20 % weniger Fahrten |
| Konformität und Qualität | Risiko von Versäumnissen und Fehlern | Vollständigere Audits, Fotobeweise |
| Kundenzufriedenheit | Wenig Transparenz | Gestärktes Vertrauen, Schnelligkeit |
„Früher dauerte ein Audit einen ganzen Tag mit Berichtserstellung. Jetzt wird alles vor Ort erfasst und am selben Tag freigegeben.“ – Interner Techniker
„Unsere Subunternehmer sind viel selbstständiger. Sie sehen alles in Cadulis, ohne unnötige Telefonate.“ – Wartungsleiter
5. Grenzen und Erkenntnisse
- Eingewöhnungsphase: Notwendigkeit, die Techniker im digitalen Umgang zu schulen.
- Ausgangsdaten: Regelmäßige Aktualisierung erforderlich, um die Relevanz der Planung zu gewährleisten.
- Notfälle: Außergewöhnliche Einsätze müssen weiterhin flexibel menschlich gesteuert werden.
6. Warum Cadulis im Immobilienbereich relevant ist
Cadulis ist besonders für diesen Sektor geeignet:
- Routenoptimierung: Unverzichtbar in einem großen geografischen Gebiet.
- Individuelle Formulare mit Fotos und Unterschriften: Garant für Transparenz und Konformität.
- Automatisierte Berichte: Kürzere Fristen und verbesserte Kundenbeziehung.
- Zusammenarbeit mit Subunternehmern: Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Effizienz.
7. Empfehlungen für andere Unternehmen
- Bedarfe formalisieren (Audits, Instandhaltung, Einsatzgebiete).
- Basisdaten zentralisieren und absichern.
- Teams schrittweise schulen.
- Schlüsselindikatoren verfolgen (Fristen, Kosten, Kundenzufriedenheit).
- Die Häufigkeit der präventiven Instandhaltung anpassen, um Kosten und Risiken auszubalancieren.
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie sehr Cadulis die Abläufe eines Unternehmens für Immobilieninstandhaltung und -audit transformieren kann. Durch die Optimierung der Planung, die Reduzierung administrativer Aufgaben und die Verbesserung der Transparenz wurde das Unternehmen agiler und glaubwürdiger gegenüber seinen Kunden.
In einer Branche, in der Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit entscheidend sind, ist die Digitalisierung mit Cadulis ein unverzichtbarer strategischer Hebel.
