Fallstudie – Optimierung der Instandhaltungs- und Immobilienauditverwaltung mit Cadulis
Ein Unternehmen mit Sitz im Osten Frankreichs, das anonym bleiben möchte, spezialisiert auf Immobilieninstandhaltung und technische Audits (insbesondere bei Verkäufen oder verpflichtenden Diagnosen), verwaltete ein großes Portfolio an Mietobjekten. Mit 15 eigenen Technikern und zahlreichen Subunternehmern suchte es nach einer Modernisierung seiner Prozesse. Die Einführung von Cadulis ermöglichte die Transformation der Abläufe: Planung, Berichte, Qualität, Kommunikation – alles wurde auf den Prüfstand gestellt.
1. Kontext und Herausforderungen
1.1 Unternehmensprofil
- Einsatzgebiet: der gesamte Osten Frankreichs (städtische, stadtrandnahe und ländliche Gebiete).
- Mitarbeiterzahl: 15 interne Außendienstmitarbeiter, dazu ein Netzwerk externer Subunternehmer.
- Aktivitäten:
- Immobilienaudits im Rahmen von Verkäufen oder behördlichen Begutachtungen (Bauzustand, Anlagen, Konformität).
- Korrektive und präventive Instandhaltung großer Mietobjekte (Wohnanlagen, Sozialwohnungsanbieter).
- Nachverfolgung von Einsätzen für Sozialwohnungsanbieter und Immobilienagenturen.
1.2 Herausforderungen vor der Transformation
| Problemstellung | Negative Auswirkung |
|---|---|
| Manuelle Planung (Excel, Papier) | Verspätungen, Überschneidungen, fehlende Übersicht. |
| Schlechte Routenoptimierung | Hohe Kraftstoffkosten, Ermüdung der Techniker. |
| Zerstreute Kommunikation | Verlorene Informationen, Doppelungen, Fehler. |
| Auditberichte manuell erfasst | Verspätungen, Fehler, Unzufriedenheit beim Kunden. |
| Wenig strukturierte Subunternehmer-Nachverfolgung | Schwankende Qualität, schwierige Koordination. |
2. Branchenüberblick
Im Immobilienbereich ist der Trend klar: Fachleute müssen digitale Werkzeuge einsetzen, um die Instandhaltung zu zentralisieren, Audits zu sichern und die Reaktionsfähigkeit zu steigern. Benchmarks zeigen, dass Software für Instandhaltungs- und Auditmanagement Folgendes bietet:
- Transparente Nachverfolgung der Einsätze.
- Digitale Formulare, die den Vorschriften entsprechen.
- Schnelle und standardisierte Berichte zur Stärkung der Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden.
3. Implementierung von Cadulis
3.1 Analyse- und Konfigurationsphase
- Abbildung der bestehenden Prozesse und Fristen zwischen Audit, Bericht und Instandhaltung.
- Erfassung der Anforderungen von Technikern, Subunternehmern und Verantwortlichen.
- Konfiguration von Cadulis:
- Individuelle Formulare für Immobilienaudits.
- Automatisierte Berichte (PDF, Excel).
- Intelligente Planung unter Berücksichtigung von Standort, Kompetenzen und Zeitrestriktionen.
3.2 Interne Organisation
- Schulung der internen Außendienstmitarbeiter in der mobilen Anwendung.
- Integration der Subunternehmer zur Reduzierung von Telefon- und E-Mail-Austausch.
- Zentrale Steuerung über ein Dashboard mit Schlüsselkriterien.
4. Ergebnisse und Vorteile
| Aspekt | Vor Cadulis | Nach Cadulis |
|---|---|---|
| Planung | Verlorene Stunden, schlecht gemanagte Unvorhergesehenes | Zeiteinsparung von 25 bis 30 % |
| Auditberichte | Mehrere Tage Verzögerung | Versand in wenigen Stunden |
| Routenoptimierung | Ineffiziente Verteilung | ~20 % Einsparung bei Fahrten |
| Konformität und Qualität | Risiko von Vergessen und Fehlern | Vollständigere Audits, Fotobeweise |
| Kundenzufriedenheit | Wenig Transparenz | Gestärktes Vertrauen, Schnelligkeit |
„Früher dauerte ein Audit einen ganzen Tag mit Berichtserstellung. Jetzt wird alles vor Ort erfasst und am selben Tag validiert.“ – Interner Techniker
„Unsere Subunternehmer sind viel selbstständiger. Sie sehen alles in Cadulis, ohne unnötige Telefonate.“ – Instandhaltungsleiter
5. Grenzen und Erkenntnisse
- Einführungsphase: Notwendigkeit, die Techniker im digitalen Umgang zu schulen.
- Stammdaten: Regelmäßige Aktualisierung notwendig, um die Relevanz der Planung zu gewährleisten.
- Notfälle: Außergewöhnliche Einsätze müssen weiterhin flexibel menschlich gehandhabt werden.
6. Warum Cadulis im Immobilienbereich relevant ist
Cadulis ist für diesen Sektor besonders geeignet:
- Routenoptimierung: Unverzichtbar in einem großen geografischen Gebiet.
- Individuelle Formulare mit Fotos und Unterschriften: Garant für Transparenz und Konformität.
- Automatisierte Berichte: Verkürzung der Fristen und Verbesserung der Kundenbeziehung.
- Zusammenarbeit mit Subunternehmern: Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Transparenz.
7. Empfehlungen für andere Unternehmen
- Bedarfe formalisieren (Audits, Instandhaltung, Einsatzgebiete).
- Stammdaten zentralisieren und absichern.
- Teams schrittweise schulen.
- Schlüsselkriterien verfolgen (Fristen, Kosten, Kundenzufriedenheit).
- Die Häufigkeit der präventiven Instandhaltung anpassen, um Kosten und Risiken auszubalancieren.
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie sehr Cadulis die Abläufe eines Instandhaltungs- und Immobilienauditunternehmens transformieren kann. Durch die Optimierung der Planung, die Reduzierung administrativer Aufgaben und die Verbesserung der Transparenz wurde das Unternehmen agiler und glaubwürdiger gegenüber seinen Kunden.
In einer Branche, in der Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit den Unterschied machen, ist die Digitalisierung mit Cadulis ein unverzichtbarer strategischer Hebel.
