Fallstudie – Optimierung der Instandhaltungs- und Immobilienauditverwaltung mit Cadulis
Ein Unternehmen mit Sitz im Osten Frankreichs, das anonym bleiben möchte, spezialisiert auf Immobilieninstandhaltung und technische Audits (insbesondere bei Verkäufen oder vorgeschriebenen Diagnosen), verwaltete ein großes Portfolio an Mietobjekten. Mit 15 internen Technikern und zahlreichen Subunternehmern suchte das Unternehmen nach einer Modernisierung seiner Prozesse. Die Einführung von Cadulis ermöglichte eine Transformation der Abläufe: Planung, Berichte, Qualität, Kommunikation – alles wurde auf den Prüfstand gestellt.
1. Kontext und Herausforderungen
1.1 Unternehmensprofil
- Einsatzgebiet: Gesamter Osten Frankreichs (städtische, stadtrandnahe und ländliche Gebiete).
- Mitarbeiterzahl: 15 interne Außendienstmitarbeiter, dazu ein externes Subunternehmernetzwerk.
- Tätigkeiten:
- Immobilienaudits bei Verkäufen oder regulatorischen Gutachten (Bauzustand, Anlagen, Konformität).
- Korrektive und präventive Instandhaltung bei großen Mietobjekten (Wohnungseigentümergemeinschaften, Sozialvermieter).
- Nachverfolgung der Einsätze für Sozialvermieter und Immobilienagenturen.
1.2 Herausforderungen vor der Transformation
| Problemstellung | Negative Auswirkung |
|---|---|
| Manuelle Planung (Excel, Papier) | Verspätungen, Überschneidungen, fehlende Übersicht. |
| Schlechte Routenoptimierung | Hohe Kraftstoffkosten, Ermüdung der Techniker. |
| Zerstreute Kommunikation | Verlorene Informationen, Doppelungen, Fehler. |
| Auditberichte manuell erfasst | Verzögerungen, Fehler, Unzufriedenheit der Kunden. |
| Unstrukturierte Nachverfolgung der Subunternehmer | Schwankende Qualität, schwierige Koordination. |
2. Branchenüberblick
Im Immobilienbereich ist der Trend eindeutig: Fachleute müssen digitale Tools einsetzen, um die Instandhaltung zu zentralisieren, Audits zu sichern und die Reaktionsfähigkeit zu steigern. Benchmarks zeigen, dass Softwarelösungen für Instandhaltungs- und Auditmanagement bieten:
- Transparente Nachverfolgung der Einsätze.
- Digitale Formulare, die den Vorschriften entsprechen.
- Schnelle und standardisierte Berichte zur Stärkung der Glaubwürdigkeit gegenüber den Kunden.
3. Implementierung von Cadulis
3.1 Analyse- und Konfigurationsphase
- Abbildung der bestehenden Prozesse und der Fristen zwischen Audit, Bericht und Instandhaltung.
- Erfassung der Anforderungen von Technikern, Subunternehmern und Verantwortlichen.
- Konfiguration von Cadulis:
- Individuelle Formulare für Immobilienaudits.
- Automatisierung der Berichte (PDF, Excel).
- Intelligente Planung unter Berücksichtigung von Standort, Kompetenzen und Zeitrestriktionen.
3.2 Interne Organisation
- Schulung der internen Außendienstmitarbeiter auf die mobile Anwendung.
- Integration der Subunternehmer zur Reduzierung von Telefon- und E-Mail-Verkehr.
- Zentrale Steuerung über ein Dashboard mit Schlüsselindikatoren.
4. Ergebnisse und Vorteile
| Aspekt | Vor Cadulis | Nach Cadulis |
|---|---|---|
| Planung | Verlorene Stunden, schlecht gemanagte Unvorhergesehenes | Zeiteinsparung von 25 bis 30 % |
| Auditberichte | Mehrere Tage Verzögerung | Versand in wenigen Stunden |
| Routenoptimierung | Ineffiziente Verteilung | ~20 % Einsparung bei Fahrten |
| Konformität und Qualität | Risiko von Vergessen und Fehlern | Vollständigere Audits, Fotobeweise |
| Kundenzufriedenheit | Wenig Transparenz | Gestärktes Vertrauen, Schnelligkeit |
„Früher dauerte ein Audit einen ganzen Tag inklusive Berichtserstellung. Jetzt wird alles vor Ort erfasst und am selben Tag freigegeben.“ – Interner Techniker
„Unsere Subunternehmer sind viel eigenständiger. Sie sehen alles in Cadulis, ohne unnötige Telefonate.“ – Leiter Instandhaltung
5. Grenzen und Erkenntnisse
- Eingewöhnungsphase: Notwendigkeit, die Techniker im digitalen Umgang zu schulen.
- Ausgangsdaten: Regelmäßige Aktualisierung erforderlich, um die Relevanz der Planung zu gewährleisten.
- Notfälle: Ausnahmeeinsätze müssen weiterhin flexibel und menschlich gesteuert werden.
6. Warum Cadulis im Immobilienbereich relevant ist
Cadulis ist für diese Branche besonders geeignet:
- Routenoptimierung: Unverzichtbar in einem großen geografischen Gebiet.
- Individuelle Formulare mit Fotos und Unterschriften: Garant für Transparenz und Konformität.
- Automatisierte Berichte: Verkürzung der Fristen und Verbesserung der Kundenbeziehung.
- Zusammenarbeit mit Subunternehmern: Verbesserte Nachvollziehbarkeit und reibungslose Abläufe.
7. Empfehlungen für andere Unternehmen
- Bedarf definieren (Audits, Instandhaltung, Einsatzgebiete).
- Stammdaten zentralisieren und absichern.
- Teams schrittweise schulen.
- Schlüsselindikatoren verfolgen (Fristen, Kosten, Kundenzufriedenheit).
- Die Häufigkeit der präventiven Instandhaltung anpassen, um Kosten und Risiken auszubalancieren.
Fazit
Diese Fallstudie zeigt, wie Cadulis die Abläufe eines Unternehmens für Instandhaltung und Immobilienaudits transformieren kann. Durch die Optimierung der Planung, die Reduzierung administrativer Aufgaben und die Verbesserung der Transparenz ist das Unternehmen agiler und glaubwürdiger gegenüber seinen Kunden geworden.
In einer Branche, in der Reaktionsfähigkeit und Zuverlässigkeit entscheidend sind, ist die Digitalisierung mit Cadulis ein unverzichtbarer strategischer Hebel.
