Case study – Optimaliseer het beheer van onderhoud en vastgoedkeuringen met Cadulis

Een bedrijf gevestigd in Oost-Frankrijk, dat anoniem wenst te blijven, gespecialiseerd in vastgoedonderhoud en technische keuringen (vooral bij verkoop of verplichte diagnoses), beheerde een groot portfolio van grote huurcomplexen. Met 15 interne technici en talrijke onderaannemers zocht men naar modernisering van de processen. De overstap naar Cadulis maakte een transformatie van de operaties mogelijk: planning, rapportages, kwaliteit, communicatie – alles werd grondig herzien.

1. Context en uitdagingen

1.1 Profiel van het bedrijf

• Werkgebied: het hele oosten van Frankrijk (stedelijk, randstedelijk en landelijk).
• Personeel: 15 interne veldmedewerkers, plus een netwerk van externe onderaannemers.
• Activiteiten:
  • Vastgoedkeuringen bij verkoop of wettelijke expertises (staat van het gebouw, installaties, conformiteit).
  • Correctief en preventief onderhoud op grote huurcomplexen (VvE’s, sociale verhuurders).
  • Opvolging van interventies voor sociale verhuurders en makelaars.

1.2 Problemen vóór de transformatie

2. Sectoroverzicht

In de vastgoedsector is de trend duidelijk: professionals moeten digitale tools inzetten om onderhoud te centraliseren, keuringen betrouwbaarder te maken en sneller te reageren. Benchmarks tonen aan dat software voor onderhouds- en auditbeheer het volgende biedt:

• Transparante opvolging van interventies.
• Digitale formulieren conform de regelgeving.
• Snelle en gestandaardiseerde rapporten om de geloofwaardigheid bij klanten te versterken.

3. Implementatie van Cadulis

3.1 Analyse- en configuratiefase

• In kaart brengen van bestaande processen en doorlooptijden tussen audit, rapport en onderhoud.
• Inventarisatie van behoeften van technici, onderaannemers en managers.
• Configuratie van Cadulis:
  • Aangepaste formulieren voor vastgoedkeuringen.
  • Automatisering van rapporten (PDF, Excel).
  • Intelligente planning met locatie, vaardigheden en roosterbeperkingen.

3.2 Interne organisatie

• Opleiding van interne veldmedewerkers voor de mobiele app.
• Integratie van onderaannemers om telefoontjes en e-mails te verminderen.
• Gecentraliseerd beheer via dashboard met kernindicatoren.

4. Resultaten en voordelen

“Vroeger kostte een audit een hele dag inclusief rapportage. Nu wordt alles ter plaatse ingevoerd en dezelfde dag gevalideerd.” – Interne technicus

“Onze onderaannemers zijn zelfstandiger. Ze zien alles in Cadulis, zonder onnodig telefonisch contact.” – Onderhoudsmanager

5. Beperkingen en leerpunten

• Inwerkfase: noodzaak om technici te trainen in digitaal gebruik.
• Initiële data: regelmatige actualisering vereist om de relevantie van de planning te waarborgen.
• Spoedgevallen: uitzonderlijke interventies moeten altijd met menselijke flexibiliteit worden beheerd.

6. Waarom Cadulis relevant is in vastgoed

Cadulis is bijzonder geschikt voor deze sector:

• Route-optimalisatie: onmisbaar in een groot geografisch gebied.
• Aangepaste formulieren met foto’s en handtekeningen: waarborg voor transparantie en conformiteit.
• Geautomatiseerde rapporten: kortere doorlooptijden en betere klantrelatie.
• Samenwerking met onderaannemers: verbeterde soepelheid en traceerbaarheid.

7. Aanbevelingen voor andere bedrijven

1. Formaliseer de behoeften (audits, onderhoud, werkgebieden).
2. Centraliseer en beveilig de basisgegevens.
3. Leid de teams stapsgewijs op.
4. Volg kernindicatoren (doorlooptijd, kosten, klanttevredenheid).
5. Pas de frequentie van preventief onderhoud aan voor een goed evenwicht tussen kosten en risico’s.

Conclusie

Deze case study toont aan hoe Cadulis de operaties van een onderhouds- en auditbedrijf in vastgoed kan transformeren. Door de planning te optimaliseren, administratieve taken te verminderen en de transparantie te verbeteren, is het bedrijf wendbaarder en geloofwaardiger geworden voor zijn klanten.

In een sector waar reactiviteit en betrouwbaarheid het verschil maken, is digitalisering met Cadulis een onmisbare strategische hefboom.