Case study – Optimaliseer het beheer van vastgoedonderhoud en audits met Cadulis

Een bedrijf gevestigd in het oosten van Frankrijk, dat anoniem wenst te blijven, gespecialiseerd in vastgoedonderhoud en technische audits (vooral bij verkoop of verplichte keuringen), beheerde een groot portfolio van grote huurcomplexen. Met 15 interne technici en talrijke onderaannemers wilde het zijn processen moderniseren. De implementatie van Cadulis stelde het bedrijf in staat zijn operaties te transformeren: planning, rapportages, kwaliteit, communicatie, alles werd grondig herzien.

1. Context en uitdagingen

1.1 Profiel van het bedrijf

• Werkgebied: het hele oosten van Frankrijk (stedelijke, randstedelijke en landelijke zones).
• Personeel: 15 interne veldmedewerkers, plus een netwerk van externe onderaannemers.
• Activiteiten:
  • Vastgoedaudits bij verkoop of wettelijke expertises (staat van het gebouw, installaties, conformiteit).
  • Correctief en preventief onderhoud aan grote huurcomplexen (VvE’s, sociale verhuurders).
  • Opvolging van interventies voor sociale verhuurders en makelaarskantoren.

1.2 Problemen vóór de transformatie

2. Sectoroverzicht

In de vastgoedsector is de trend duidelijk: professionals moeten digitale tools inzetten om onderhoud te centraliseren, audits betrouwbaarder te maken en sneller te reageren. Benchmarks tonen aan dat software voor onderhouds- en auditbeheer het volgende biedt:

• Transparante opvolging van interventies.
• Digitale formulieren conform regelgeving.
• Snelle en gestandaardiseerde rapporten om de geloofwaardigheid bij klanten te versterken.

3. Implementatie van Cadulis

3.1 Analyse- en configuratiefase

• In kaart brengen van bestaande processen en doorlooptijden tussen audit, rapport en onderhoud.
• Inventarisatie van de behoeften van technici, onderaannemers en managers.
• Configuratie van Cadulis:
  • Aangepaste formulieren voor vastgoedaudits.
  • Automatisering van rapporten (PDF, Excel).
  • Intelligente planning met locatie, vaardigheden en werktijdrestricties.

3.2 Interne organisatie

• Training van interne veldmedewerkers in de mobiele applicatie.
• Integratie van onderaannemers om telefoontjes en e-mails te beperken.
• Gecentraliseerd beheer via dashboard met kernindicatoren.

4. Resultaten en voordelen

“Vroeger duurde een audit een hele dag met het opstellen van het rapport. Nu wordt alles ter plaatse ingevoerd en dezelfde dag gevalideerd.” – Interne technicus

“Onze onderaannemers zijn zelfstandiger. Ze zien alles in Cadulis, zonder overbodige telefoontjes.” – Onderhoudsmanager

5. Grenzen en lessen

• Adoptiefase: noodzaak om technici te trainen in digitaal gebruik.
• Initiële data: regelmatige updates nodig om de relevantie van de planning te waarborgen.
• Spoedgevallen: uitzonderlijke interventies moeten altijd flexibel door mensen worden beheerd.

6. Waarom Cadulis relevant is voor vastgoed

Cadulis is bijzonder geschikt voor deze sector:

• Route-optimalisatie: essentieel in een uitgestrekt geografisch gebied.
• Aangepaste formulieren met foto’s en handtekeningen: waarborgen van transparantie en conformiteit.
• Geautomatiseerde rapporten: kortere doorlooptijden en betere klantrelatie.
• Samenwerking met onderaannemers: verbeterde soepelheid en traceerbaarheid.

7. Aanbevelingen voor andere bedrijven

1. Formaliseer de behoeften (audits, onderhoud, werkgebieden).
2. Centraliseer en verzeker de betrouwbaarheid van basisgegevens.
3. Train teams stapsgewijs.
4. Volg kernindicatoren (doorlooptijden, kosten, klanttevredenheid).
5. Pas de frequentie van preventief onderhoud aan om kosten en risico’s in balans te houden.

Conclusie

Deze case study toont aan hoe Cadulis de operaties van een vastgoedonderhouds- en auditbedrijf kan transformeren. Door de planning te optimaliseren, administratieve taken te verminderen en de transparantie te verhogen, is het bedrijf wendbaarder en geloofwaardiger geworden voor zijn klanten.

In een sector waar reactiviteit en betrouwbaarheid het verschil maken, is digitalisering met Cadulis een onmisbare strategische hefboom.