Fallstudie: Wie ein IT-Serviceunternehmen seine Verwaltung mit einer Field-Service-Management-Software transformiert hat

Die Verwaltung eines Teams von Außendienstmitarbeitern ist keine leichte Aufgabe, insbesondere wenn die eingesetzten Tools nicht geeignet sind. Entdecken Sie in dieser Fallstudie, wie ein kleines Unternehmen für IT-Reparatur und -Installation seine Rentabilität steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern konnte – dank Cadulis, einer Field-Service-Management-Software, die speziell für die Herausforderungen moderner Unternehmen entwickelt wurde.

Ein Unternehmen vor alltäglichen Herausforderungen

Das betreffende Unternehmen besteht aus einer Managerin und fünf Technikern, die auf die Reparatur und Installation von IT-Geräten spezialisiert sind. Vor der Einführung von Cadulis verwalteten sie ihre Außendiensteinsätze mit einfachen Tools: wenig ausgereifte digitale Planungen, mündliche Informationsweitergabe und Papier-Einsatzberichte. Diese Methoden, so gebräuchlich sie auch waren, stießen schnell an ihre Grenzen.

Hier sind die wichtigsten Schwierigkeiten, auf die sie stießen:

• Mangelnde Optimierung der Fahrten: Die Einsatzpläne berücksichtigten nicht die Entfernungen zwischen den Einsätzen, was zu unnötigen Kilometern und Zeitverschwendung führte. Stellen Sie sich vor, Ihr Techniker erfährt erst nach Abschluss eines einstündigen Einsatzes, dass er eine Stunde Fahrtzeit zur nächsten Aufgabe hat! Es ist unmöglich, pünktlich zu sein. Ebenso frustrierend ist es, wenn der Außendienstmitarbeiter mehrere Tage hintereinander in ein weit entferntes Gebiet zurückkehren muss. Eine Optimierungssoftware hätte die Einsätze bündeln und die Fahrten optimieren können.
• Schlechte Vorbereitung der Techniker: Informationen zu vorherigen Einsätzen auf Papier zu speichern, erschwert die Einsichtnahme. Die Techniker kamen oft ohne Kontext beim Kunden an, was die Kunden verärgern konnte. Um Informationen zu einem früheren Einsatz zu finden, musste man stundenlang nach dem Papierbericht suchen – mitunter war die Handschrift kaum lesbar. Papierberichte erlauben es zudem nicht, Fotos zu verknüpfen.
• Zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben: Wenn es keine Verbindung zwischen den Einsätzen und der Buchhaltung gibt, verzögert sich die Rechnungsstellung und das Mahnwesen, was die Liquidität des Unternehmens beeinträchtigt.

Der Wechsel zu Cadulis: Eine schlüsselfertige Lösung

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Managerin für Cadulis, eine Field-Service-Management-Software, die entwickelt wurde, um Abläufe zu automatisieren und zu optimieren. Die Installation verlief schnell, und das Team konnte bereits in den ersten Wochen Verbesserungen feststellen.

Intelligente Einsatzplanung

Der KI-basierte Planungsassistent ist ein zentrales Feature von Cadulis. Damit werden Einsatzpläne optimiert, indem Entfernungen zwischen den Einsätzen, Arbeitszeiten der Techniker und erforderliche Kompetenzen berücksichtigt werden. Das Ergebnis: 25 % weniger gefahrene Kilometer, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Reisekosten senkt.

Echtzeit-Zugriff auf Informationen

Mit Cadulis hat jeder Techniker in Echtzeit Zugriff auf die Einsatzdetails über eine mobile App. Die Einsatzhistorie ist mit wenigen Klicks abrufbar, sodass die Techniker besser vorbereitet beim Kunden erscheinen. Ausreden wie „Davon wusste ich nichts“ gehören der Vergangenheit an: Die Informationen sind klar, zugänglich und werden automatisch aktualisiert.

Vereinfachte Verwaltung

Einsatzberichte werden nicht mehr von Hand ausgefüllt, sondern direkt in Cadulis erstellt. Darüber hinaus lässt sich die Software nahtlos mit Abrechnungstools wie Pennylane integrieren, was die Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen beschleunigt. Die Rechnungsfristen konnten um 50 % verkürzt werden, was die Liquidität des Unternehmens verbesserte.

Die Ergebnisse: Zahlen, die für sich sprechen

Durch die Einführung von Cadulis erzielte dieses IT-Serviceunternehmen signifikante Ergebnisse:

• Mehr Einsätze: Durch optimierte Fahrten und weniger Leerlauf konnte das Unternehmen jede Woche 20 % mehr Einsätze durchführen.
• Weniger Verspätungen: Besser organisierte Einsatzpläne führten zu einer deutlichen Verbesserung der Pünktlichkeit der Techniker.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Dank besserer Vorbereitung der Techniker und eingehaltenen Terminen stiegen die positiven Kundenbewertungen um 30 %.
• Verbesserte Liquidität: Schnellere Rechnungsstellung und präzise Nachverfolgung halfen, Zahlungsverzögerungen zu begrenzen.

Warum Cadulis wählen?

Diese Fallstudie zeigt, wie sehr Cadulis die Einsatzverwaltung eines kleinen Unternehmens transformieren kann. Über die messbaren Ergebnisse hinaus gibt es mehrere Alleinstellungsmerkmale, die Cadulis zur idealen Lösung machen:

Ein flexibles Geschäftsmodell

Mit seinem Freemium-Modell ist Cadulis für kleine Teams kostenlos zugänglich, sodass Unternehmen die Lösung risikofrei testen können. Die gestaffelten und unverbindlichen Tarife passen sich anschließend dem Wachstum des Unternehmens an und bieten ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Schnelle Einarbeitung

Im Gegensatz zu anderen komplexen Tools wurde Cadulis so konzipiert, dass es intuitiv bedienbar ist. Die Managerin dieses Unternehmens konnte die wichtigsten Funktionen in nur wenigen Stunden beherrschen, und die Techniker haben die Lösung mit Begeisterung angenommen.

Fazit: Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?

Auch Sie können die Verwaltung Ihres Unternehmens mit Cadulis transformieren. Ob Sie mit Verspätungen, unnötigen Fahrten oder aufwendiger Verwaltung kämpfen – diese Field-Service-Management-Software bietet eine einfache und effektive Lösung.

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