Fallstudie: Wie ein IT-Serviceunternehmen seine Verwaltung mit einer Field-Service-Management-Software transformiert hat

Die Verwaltung eines Teams von Außendienstmitarbeitern ist keine leichte Aufgabe, insbesondere wenn die verwendeten Tools nicht geeignet sind. Entdecken Sie in dieser Fallstudie, wie ein kleines Unternehmen für IT-Reparatur und -Installation seine Rentabilität steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern konnte – dank Cadulis, einer Field-Service-Management-Software, die speziell entwickelt wurde, um den Herausforderungen moderner Unternehmen zu begegnen.

Ein Unternehmen vor typischen Herausforderungen

Das betreffende Unternehmen besteht aus einer Managerin und fünf Technikern, die auf die Reparatur und Installation von IT-Hardware spezialisiert sind. Vor der Einführung von Cadulis verwaltete das Unternehmen seine Außendiensteinsätze mit einfachen Tools: wenig ausgereifte digitale Einsatzpläne, mündliche Informationsweitergabe und handschriftliche Einsatzberichte. Diese Methoden, so üblich sie auch waren, stießen schnell an ihre Grenzen.

Hier die wichtigsten Schwierigkeiten, auf die sie stießen:

• Fehlende Optimierung der Fahrten: Die Einsatzpläne berücksichtigten nicht die Entfernungen zwischen den Einsätzen, was zu unnötigen Kilometern und Zeitverschwendung führte. Stellen Sie sich vor, Ihr Techniker erfährt nach Abschluss eines einstündigen Einsatzes, dass er eine Stunde Fahrtzeit zur nächsten Aufgabe hat! Es ist unmöglich, pünktlich zu sein. Ebenso frustrierend ist es, wenn der Außendienstmitarbeiter mehrere Tage hintereinander in ein weit entferntes Gebiet zurückkehren muss. Eine Optimierungssoftware hätte die Einsätze bündeln und die Fahrten optimieren können.
• Schlechte Vorbereitung der Techniker: Informationen zu früheren Einsätzen auf Papier zu speichern, erschwert die Einsichtnahme. Die Techniker kamen oft ohne Kontext beim Kunden an, was zu Unmut führen konnte. Um Informationen zu einem früheren Einsatz zu finden, musste man stundenlang nach dem Papierbericht suchen – und manchmal waren die handschriftlichen Kommentare kaum lesbar. Papierberichte erlauben es zudem nicht, Fotos zu verknüpfen.
• Zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben: Wenn es keine Verbindung zwischen den Einsätzen und der Buchhaltung gibt, verzögert sich die Rechnungsstellung und das Mahnwesen, was die Liquidität des Unternehmens belastet.

Der Umstieg auf Cadulis: Eine schlüsselfertige Lösung

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Managerin für Cadulis, eine Field-Service-Management-Software, die entwickelt wurde, um Abläufe zu automatisieren und zu optimieren. Die Installation erfolgte schnell, und das Team konnte bereits in den ersten Wochen Verbesserungen feststellen.

Intelligente Einsatzplanung

Der auf künstlicher Intelligenz basierende Planungsassistent ist ein zentrales Feature von Cadulis. Damit werden die Einsatzpläne unter Berücksichtigung der Entfernungen zwischen den Einsätzen, der Arbeitszeiten der Techniker und der erforderlichen Kompetenzen optimiert. Das Ergebnis: eine Reduzierung der gefahrenen Kilometer um 25 %, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fahrtkosten senkt.

Echtzeit-Zugriff auf Informationen

Mit Cadulis hat jeder Techniker über eine mobile App in Echtzeit Zugriff auf die Details der Einsätze. Die Einsatzhistorie ist mit wenigen Klicks einsehbar, sodass die Techniker besser vorbereitet beim Kunden ankommen. Ausreden wie „Das wusste ich nicht“ gehören der Vergangenheit an: Die Informationen sind klar, zugänglich und werden automatisch aktualisiert.

Vereinfachung der Verwaltung

Einsatzberichte werden nicht mehr von Hand ausgefüllt, sondern direkt in Cadulis erfasst. Darüber hinaus lässt sich die Software nahtlos mit Abrechnungstools wie Pennylane integrieren, wodurch die Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen beschleunigt wird. Die Rechnungsstellungszeiten konnten um 50 % verkürzt werden, was zur Verbesserung der Liquidität des Unternehmens beitrug.

Die Ergebnisse: Zahlen, die für sich sprechen

Mit der Einführung von Cadulis erzielte dieses IT-Serviceunternehmen signifikante Ergebnisse:

• Mehr Einsätze: Durch optimierte Fahrten und weniger Leerlaufzeiten konnte das Unternehmen jede Woche 20 % mehr Einsätze durchführen.
• Weniger Verspätungen: Besser organisierte Einsatzpläne führten zu einer deutlich verbesserten Pünktlichkeit der Techniker.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Dank besserer Vorbereitung der Techniker und Einhaltung der Termine stieg die Zahl der positiven Kundenbewertungen um 30 %.
• Verbesserte Liquidität: Schnellere Rechnungsstellung und präzise Nachverfolgung halfen, Zahlungsrückstände zu minimieren.

Warum Cadulis wählen?

Diese Fallstudie zeigt, wie sehr Cadulis das Field-Service-Management eines kleinen Unternehmens transformieren kann. Doch über die Zahlen hinaus gibt es mehrere Alleinstellungsmerkmale, die Cadulis zur idealen Lösung machen:

Ein flexibles Geschäftsmodell

Mit seinem Freemium-Modell ist Cadulis für kleine Teams kostenlos zugänglich, sodass Unternehmen die Lösung risikofrei testen können. Die gestaffelten und unverbindlichen Tarife passen sich anschließend dem Wachstum des Unternehmens an und bieten ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Schnelle Einarbeitung

Im Gegensatz zu anderen komplexen Tools wurde Cadulis so konzipiert, dass es intuitiv bedienbar ist. Die Managerin dieses Unternehmens konnte die wichtigsten Funktionen innerhalb weniger Stunden beherrschen, und auch die Techniker haben die Lösung begeistert angenommen.

Fazit: Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?

Auch Sie können die Verwaltung Ihres Unternehmens mit Cadulis transformieren. Ob Sie mit Verspätungen, unnötigen Fahrten oder aufwendiger Verwaltung kämpfen – diese Field-Service-Management-Software bietet eine einfache und effektive Lösung.

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