Fallstudie: Wie ein IT-Servicedienstleister sein Management mit einer Field-Service-Management-Software transformierte

Die Verwaltung eines Teams von Außendienstmitarbeitern ist keine leichte Aufgabe, insbesondere wenn die verwendeten Tools nicht geeignet sind. Erfahren Sie in dieser Fallstudie, wie ein kleines Unternehmen für IT-Reparatur und -Installation seine Rentabilität steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern konnte – dank Cadulis, einer Field-Service-Management-Software, die speziell entwickelt wurde, um den Herausforderungen moderner Unternehmen zu begegnen.

Ein Unternehmen vor typischen Herausforderungen

Das Unternehmen besteht aus einer Managerin und fünf Technikern, die auf die Reparatur und Installation von IT-Ausrüstung spezialisiert sind. Vor der Einführung von Cadulis erfolgte das Management der Außendiensteinsätze mit einfachen Tools: wenig ausgereifte digitale Einsatzpläne, mündliche Informationsweitergabe und Papier-Einsatzberichte. Diese Methoden, so gebräuchlich sie auch waren, stießen jedoch schnell an ihre Grenzen.

Hier die wichtigsten Schwierigkeiten, auf die sie stießen:

• Fehlende Optimierung der Routen: Die Einsatzpläne berücksichtigten nicht die Entfernungen zwischen den Einsätzen, was zu unnötigen Kilometern und Zeitverschwendung führte. Stellen Sie sich vor, Ihr Techniker erfährt nach Abschluss eines einstündigen Einsatzes, dass er eine Stunde Fahrtzeit bis zum nächsten Auftrag hat! Es ist unmöglich, pünktlich zu sein. Ebenso frustrierend ist es, wenn der Außendienstmitarbeiter mehrere Tage hintereinander in ein weit entferntes Gebiet zurückkehren muss. Eine Optimierungssoftware hätte die Einsätze bündeln und die Fahrten optimieren können.
• Schlechte Vorbereitung der Techniker: Informationen zu vergangenen Einsätzen auf Papier zu lagern, erschwert die Einsichtnahme erheblich. Die Techniker kamen oft ohne Kontext beim Kunden an, was die Kunden verärgern konnte. Um Informationen zu einem früheren Einsatz zu finden, mussten sie stundenlang nach dem Papierbericht suchen – und manchmal waren handschriftliche Kommentare kaum lesbar. Papierberichte erlauben es zudem nicht, Fotos zu verknüpfen.
• Zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben: Wenn es keine Verbindung zwischen den Einsätzen und der Buchhaltung gibt, verzögert sich die Rechnungsstellung und das Mahnwesen, was die Liquidität des Unternehmens belastet.

Der Wechsel zu Cadulis: Eine schlüsselfertige Lösung

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die Managerin für Cadulis, eine Field-Service-Management-Software, die entwickelt wurde, um Abläufe zu automatisieren und zu optimieren. Die Implementierung verlief schnell, und das Team konnte bereits in den ersten Wochen Verbesserungen feststellen.

Intelligente Einsatzplanung

Der Planungsassistent auf Basis künstlicher Intelligenz ist eine Schlüssel-Funktion von Cadulis. Damit werden Einsatzpläne unter Berücksichtigung der Entfernungen zwischen den Einsätzen, der Arbeitszeiten der Techniker und der erforderlichen Kompetenzen optimiert. Das Ergebnis: 25 % weniger gefahrene Kilometer, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fahrtkosten senkt.

Echtzeit-Zugriff auf Informationen

Mit Cadulis hat jeder Techniker über eine mobile App in Echtzeit Zugriff auf die Details der Einsätze. Die Einsatzhistorie ist mit wenigen Klicks abrufbar, sodass die Techniker besser vorbereitet beim Kunden erscheinen. Ausreden wie „Das wusste ich nicht“ gehören der Vergangenheit an: Die Informationen sind klar, zugänglich und werden automatisch aktualisiert.

Vereinfachung der Verwaltung

Einsatzberichte werden nicht mehr von Hand ausgefüllt, sondern direkt in Cadulis erfasst. Darüber hinaus integriert sich die Software nahtlos mit Abrechnungstools wie Pennylane, wodurch die Rechnungsstellung und -verfolgung beschleunigt wird. Die Zeit bis zur Rechnungsstellung wurde um 50 % reduziert, was die Liquidität des Unternehmens verbesserte.

Die Ergebnisse: Zahlen, die für sich sprechen

Mit Cadulis erzielte dieses IT-Servicedienstleistungsunternehmen signifikante Ergebnisse:

• Mehr Einsätze: Durch optimierte Routen und weniger Leerlaufzeiten konnte das Unternehmen jede Woche 20 % mehr Einsätze durchführen.
• Weniger Verspätungen: Besser organisierte Einsatzpläne führten zu einer deutlich verbesserten Pünktlichkeit der Techniker.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Dank besserer Vorbereitung der Techniker und eingehaltenen Terminen stieg die Zahl der positiven Kundenbewertungen um 30 %.
• Verbesserte Liquidität: Schnellere Rechnungsstellung und eine präzise Nachverfolgung führten zu weniger Zahlungsverzögerungen.

Warum Cadulis wählen?

Diese Fallstudie zeigt, wie sehr Cadulis das Field-Service-Management eines kleinen Unternehmens transformieren kann. Doch über die reinen Zahlen hinaus gibt es mehrere Alleinstellungsmerkmale, die Cadulis zur idealen Lösung machen:

Ein flexibles Geschäftsmodell

Mit seinem Freemium-Modell ist Cadulis für kleine Teams kostenlos zugänglich, sodass Unternehmen die Lösung risikofrei testen können. Die gestaffelten und unverbindlichen Tarife passen sich dem Wachstum des Unternehmens an und bieten ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Schnelle Einarbeitung

Im Gegensatz zu anderen komplexen Tools wurde Cadulis so konzipiert, dass es intuitiv ist. Die Managerin dieses Unternehmens konnte die wichtigsten Funktionen in nur wenigen Stunden beherrschen, und die Techniker haben die Lösung begeistert angenommen.

Fazit: Sind Sie bereit für den nächsten Schritt?

Auch Sie können das Management Ihres Unternehmens mit Cadulis transformieren. Ob Sie mit Verspätungen, unnötigen Fahrten oder aufwändiger Verwaltung kämpfen – diese Field-Service-Management-Software bietet eine einfache und effektive Lösung.

Warum also warten? Vereinbaren Sie noch heute einen Termin mit unserem technischen Team für eine individuelle Demo über diesen Link. Gemeinsam finden wir die besten Lösungen für Ihre Anforderungen.