Case study: hoe een IT-reparatiebedrijf zijn beheer transformeerde met een field service management software
Het beheren van een team van buitendienstmedewerkers is geen gemakkelijke taak, vooral niet als de gebruikte tools niet geschikt zijn. Ontdek in deze case study hoe een klein bedrijf gespecialiseerd in computerreparatie en -installatie zijn winstgevendheid wist te verhogen en de klanttevredenheid kon verbeteren dankzij Cadulis, een field service management software die is ontworpen om te voldoen aan de uitdagingen van moderne bedrijven.
Een bedrijf geconfronteerd met veelvoorkomende uitdagingen
Het bedrijf bestaat uit een manager en vijf technici die gespecialiseerd zijn in computerreparatie en -installatie. Voordat ze Cadulis gebruikten, beheerden ze hun field service activiteiten met eenvoudige tools: weinig geavanceerde digitale planningen, mondelinge overdracht van informatie en papieren interventierapporten. Deze methoden, hoewel gebruikelijk, toonden al snel hun beperkingen.
Dit waren de belangrijkste knelpunten:
- Gebrek aan optimalisatie van routes: De planningen hielden geen rekening met de afstanden tussen de interventies, wat leidde tot onnodige kilometers en tijdsverspilling. Stel je voor dat je technicus na een uur werk ontdekt dat hij nog een uur moet rijden naar zijn volgende opdracht! Het is onmogelijk om op tijd te zijn. Het is ook frustrerend als de buitendienstmedewerker meerdere dagen achter elkaar terugkeert naar een gebied ver van zijn basis. Een optimalisatiesoftware had de interventies kunnen groeperen en de verplaatsingen kunnen optimaliseren.
- Slechte voorbereiding van de technici: Informatie over eerdere interventies op papier bewaren maakt het lastig om deze te raadplegen. Technici kwamen vaak zonder context aan bij de klant, wat tot ergernis leidde. En om informatie over een eerdere interventie terug te vinden, kostte het uren om het papieren rapport terug te vinden, vaak met moeite om de handgeschreven opmerkingen te ontcijferen. Papieren rapporten maken het niet mogelijk om foto's te koppelen.
- Tijdrovende administratieve taken: Wanneer er geen koppeling is tussen interventies en de boekhouding, vertraagt dit de facturatie en opvolging, wat de cashflow van het bedrijf onder druk zet.
De overstap naar Cadulis: een kant-en-klare oplossing
Geconfronteerd met deze uitdagingen besloot de manager te kiezen voor Cadulis, een field service management software die is ontworpen om de operaties te automatiseren en te optimaliseren. De installatie verliep snel en het team merkte al in de eerste weken verbeteringen op.
Intelligente planningen
De op kunstmatige intelligentie gebaseerde planningsassistent is een belangrijke functionaliteit van Cadulis. Hiermee worden planningen geoptimaliseerd met inachtneming van de afstanden tussen interventies, de werktijden van de technici en de vereiste vaardigheden. Resultaat: een vermindering van het aantal gereden kilometers met 25%, waardoor niet alleen tijd wordt bespaard maar ook de reiskosten dalen.
Realtime toegang tot informatie
Met Cadulis heeft elke technicus realtime toegang tot de details van de interventies via een mobiele applicatie. De interventiegeschiedenis is met een paar klikken te raadplegen, zodat technici beter voorbereid bij de klant aankomen. Geen excuses meer als "ik was niet op de hoogte": de informatie is duidelijk, toegankelijk en wordt automatisch bijgewerkt.
Vereenvoudiging van het administratief beheer
Interventierapporten worden niet langer met de hand ingevuld, maar direct in Cadulis. Bovendien integreert de software perfect met factureringstools zoals Pennylane, waardoor het opstellen en opvolgen van facturen wordt versneld. De facturatietermijnen zijn met 50% verkort, wat heeft bijgedragen aan een betere cashflow voor het bedrijf.
De resultaten: cijfers die voor zich spreken
Door Cadulis te gebruiken, heeft dit IT-reparatiebedrijf significante resultaten geboekt:
- Toename van het aantal interventies: Door de routes te optimaliseren en verloren tijd te verminderen, kon het bedrijf elke week 20% meer interventies uitvoeren.
- Vermindering van vertragingen: Beter georganiseerde planningen hebben gezorgd voor een duidelijke verbetering van de stiptheid van de technici.
- Grotere klanttevredenheid: Dankzij een betere voorbereiding van de technici en het nakomen van deadlines is het aantal positieve klantbeoordelingen met 30% gestegen.
- Verbetering van de cashflow: Snellere facturatie en nauwkeurige opvolging hebben betalingsachterstanden beperkt.
Waarom kiezen voor Cadulis?
Deze case study toont aan hoe Cadulis het beheer van field service activiteiten van een klein bedrijf kan transformeren. Maar naast de cijfers zijn er verschillende onderscheidende voordelen die van Cadulis een ideale oplossing maken:
Een flexibel economisch model
Met het freemium-model is Cadulis gratis toegankelijk voor kleine teams, zodat bedrijven de oplossing zonder risico kunnen uitproberen. De progressieve en vrijblijvende tarieven passen zich vervolgens aan de groei van de activiteit aan, wat zorgt voor een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
Snel te leren
In tegenstelling tot andere complexe tools is Cadulis ontworpen om intuïtief te zijn. De manager van dit bedrijf beheerste de essentiële functies al na enkele uren, en de technici namen de oplossing met enthousiasme in gebruik.
Conclusie: en jij, zet jij ook de stap?
Ook jij kunt het beheer van je bedrijf transformeren dankzij Cadulis. Of je nu te maken hebt met vertragingen, onnodige ritten of een zware administratieve last, deze field service management software biedt een eenvoudige en doeltreffende oplossing.
Waarom wachten? Maak vandaag nog een afspraak met ons technisch team voor een gepersonaliseerde demonstratie via deze link. Samen vinden we de best passende oplossingen voor jouw behoeften.
