Case study: hoe een IT-reparatiebedrijf zijn beheer transformeerde met een field service management software
Het beheren van een team van buitendienstmedewerkers is geen eenvoudige taak, vooral niet wanneer de gebruikte tools niet zijn aangepast. Ontdek in deze case study hoe een klein bedrijf gespecialiseerd in IT-reparatie en installatie zijn winstgevendheid wist te verhogen en de klanttevredenheid te verbeteren dankzij Cadulis, een field service management software die is ontworpen om te voldoen aan de uitdagingen van moderne bedrijven.
Een bedrijf geconfronteerd met veelvoorkomende uitdagingen
Het betreffende bedrijf bestaat uit een manager en vijf technici die gespecialiseerd zijn in IT-reparatie en installatie. Voor de overstap naar Cadulis werd het beheer van de buitendienst uitgevoerd met basale tools: eenvoudige digitale planningen, mondelinge overdracht van informatie en papieren interventierapporten. Deze methoden, hoewel gebruikelijk, toonden al snel hun beperkingen.
Hier zijn de belangrijkste moeilijkheden die werden ondervonden:
- Gebrek aan optimalisatie van routes: De planningen hielden geen rekening met de afstanden tussen de interventies, wat leidde tot onnodige kilometers en tijdsverspilling. Stel je voor dat je technicus na een interventie van een uur ontdekt dat hij nog een uur moet rijden naar zijn volgende opdracht! Het is onmogelijk om op tijd te zijn. Het is ook frustrerend als de buitendienstmedewerker meerdere dagen achter elkaar terugkeert naar een gebied ver van zijn basis. Een optimalisatiesoftware had de interventies kunnen groeperen en de verplaatsingen kunnen optimaliseren.
- Onvoldoende voorbereiding van technici: Informatie over eerdere interventies op papier bewaren, maakt het moeilijk om deze te raadplegen. Technici kwamen vaak zonder context bij de klant aan, wat tot ergernis leidde. En om informatie van een vorige interventie terug te vinden, kostte het uren om het papieren rapport terug te vinden, met soms moeite om handgeschreven opmerkingen te ontcijferen. Papieren rapporten maken het niet mogelijk om foto's te koppelen.
- Tijdrovende administratieve taken: Wanneer er geen koppeling is tussen interventies en de boekhouding, vertraagt dit de facturatie en opvolging, wat de cashflow van het bedrijf onder druk zet.
De overstap naar Cadulis: een kant-en-klare oplossing
Geconfronteerd met deze uitdagingen besloot de manager te kiezen voor Cadulis, een field service management software die is ontworpen om de operaties te automatiseren en te optimaliseren. De installatie verliep snel en het team merkte al in de eerste weken verbeteringen op.
Intelligente planningen
De op kunstmatige intelligentie gebaseerde planningsassistent is een belangrijke functionaliteit van Cadulis. Hiermee worden de planningen geoptimaliseerd door rekening te houden met de afstanden tussen interventies, de werktijden van de technici en de vereiste vaardigheden. Resultaat: een vermindering van het aantal afgelegde kilometers met 25%, wat niet alleen tijd bespaart maar ook de reiskosten verlaagt.
Realtime toegang tot informatie
Met Cadulis heeft elke technicus realtime toegang tot de details van de interventies via een mobiele applicatie. De interventiehistoriek is met een paar klikken te raadplegen, waardoor technici beter voorbereid bij de klant aankomen. Geen excuses meer als “ik was niet op de hoogte”: de informatie is duidelijk, toegankelijk en wordt automatisch bijgewerkt.
Vereenvoudiging van het administratief beheer
De interventierapporten worden niet langer met de hand ingevuld, maar rechtstreeks in Cadulis. Bovendien integreert de software perfect met facturatietools zoals Pennylane, waardoor het aanmaken en opvolgen van facturen wordt versneld. De facturatietermijnen zijn met 50% verkort, wat heeft bijgedragen aan een verbeterde cashflow van het bedrijf.
De resultaten: cijfers die voor zich spreken
Door Cadulis te adopteren, heeft dit IT-reparatiebedrijf significante resultaten geboekt:
- Toename van het aantal interventies: Door het optimaliseren van de routes en het verminderen van verloren tijd kon het bedrijf wekelijks 20% meer interventies uitvoeren.
- Vermindering van vertragingen: De beter georganiseerde planningen zorgden voor een merkbare verbetering van de punctualiteit van de technici.
- Grotere klanttevredenheid: Dankzij een betere voorbereiding van de technici en het respecteren van de deadlines steeg het aantal positieve klantbeoordelingen met 30%.
- Verbeterde cashflow: Snellere facturatie en nauwkeurige opvolging beperkten de betalingsachterstanden.
Waarom kiezen voor Cadulis?
Deze case study toont aan hoe Cadulis het beheer van buitendienstinterventies van een klein bedrijf kan transformeren. Maar naast de meetbare resultaten zijn er verschillende onderscheidende voordelen die van Cadulis een ideale oplossing maken:
Een flexibel businessmodel
Met het freemium-model is Cadulis gratis toegankelijk voor kleine teams, zodat bedrijven de oplossing zonder risico kunnen testen. De progressieve en vrijblijvende tarieven passen zich vervolgens aan de groei van de activiteit aan en bieden een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.
Snel te leren
In tegenstelling tot andere complexe tools is Cadulis ontworpen om intuïtief te zijn. De manager van dit bedrijf beheerste de essentiële functies in slechts enkele uren en de technici namen de oplossing enthousiast in gebruik.
Conclusie: en jij, zet jij de stap?
Ook jij kunt het beheer van je bedrijf transformeren dankzij Cadulis. Of je nu te maken hebt met vertragingen, onnodige ritten of een zware administratieve last, deze field service management software biedt een eenvoudige en effectieve oplossing.
Waarom wachten? Maak vandaag nog een afspraak met ons technisch team voor een gepersonaliseerde demonstratie via deze link. Samen vinden we de best passende oplossingen voor jouw behoeften.
