Case study: hoe een IT-reparatiebedrijf zijn beheer transformeerde met een field service management software
Het beheren van een team van field service medewerkers is geen eenvoudige taak, vooral niet wanneer de gebruikte tools niet zijn aangepast. Ontdek in deze case study hoe een klein bedrijf gespecialiseerd in IT-reparatie en installatie zijn winstgevendheid wist te verhogen en de klanttevredenheid kon verbeteren dankzij Cadulis, een field service management software die is ontworpen om te voldoen aan de uitdagingen van moderne bedrijven.
Een bedrijf geconfronteerd met veelvoorkomende uitdagingen
Het bedrijf bestaat uit een manager en vijf technici die gespecialiseerd zijn in IT-reparatie en installatie. Voor de overstap naar Cadulis beheerde men de field service activiteiten met eenvoudige tools: weinig geavanceerde digitale planningen, mondelinge overdracht van informatie en papieren interventierapporten. Deze methoden, hoewel gebruikelijk, toonden al snel hun beperkingen.
Dit waren de belangrijkste moeilijkheden:
- Gebrek aan optimalisatie van routes: De planningen hielden geen rekening met de afstanden tussen de interventies, wat leidde tot onnodige kilometers en tijdsverspilling. Stel je voor dat je technicus na een interventie van een uur ontdekt dat hij nog een uur moet rijden naar zijn volgende opdracht! Het is onmogelijk om op tijd te zijn. Het is ook frustrerend wanneer een medewerker meerdere dagen achter elkaar terugkeert naar een gebied ver van zijn basis. Een optimalisatiesoftware had de interventies kunnen groeperen en de verplaatsingen kunnen optimaliseren.
- Slechte voorbereiding van de technici: Informatie over eerdere interventies op papier bewaren maakt het moeilijk om deze te raadplegen. Technici kwamen vaak zonder context aan, wat klanten kon irriteren. En om informatie van een eerdere interventie terug te vinden, kostte het uren om het papieren rapport terug te vinden, soms met moeite om handgeschreven opmerkingen te ontcijferen. Papieren rapporten laten geen koppeling met foto’s toe.
- Tijdrovende administratieve taken: Wanneer er geen koppeling is tussen de interventies en de boekhouding, vertraagt dit de facturatie en opvolging, waardoor de cashflow van het bedrijf onder druk komt te staan.
De overstap naar Cadulis: een kant-en-klare oplossing
Geconfronteerd met deze uitdagingen besloot de manager te kiezen voor Cadulis, een field service management software die is ontworpen om de operaties te automatiseren en te optimaliseren. De installatie verliep snel en het team merkte al in de eerste weken verbeteringen op.
Intelligente planningen
De planning assistent op basis van kunstmatige intelligentie is een kernfunctie van Cadulis. Hiermee worden planningen geoptimaliseerd met inachtneming van de afstanden tussen interventies, de werktijden van de technici en de vereiste vaardigheden. Resultaat: een vermindering van het aantal gereden kilometers met 25%, waardoor niet alleen tijd wordt bespaard, maar ook de reiskosten dalen.
Realtime toegang tot informatie
Met Cadulis heeft elke technicus realtime toegang tot de details van interventies via een mobiele app. De interventiehistoriek is met een paar klikken te raadplegen, zodat technici beter voorbereid bij de klant aankomen. Geen excuses meer als “ik was niet op de hoogte”: de informatie is duidelijk, toegankelijk en wordt automatisch bijgewerkt.
Vereenvoudiging van het administratief beheer
Interventierapporten worden niet langer met de hand ingevuld, maar direct in Cadulis. Bovendien integreert de software perfect met factureringstools zoals Pennylane, waardoor het genereren en opvolgen van facturen wordt versneld. De facturatietermijnen zijn met 50% verkort, wat heeft bijgedragen aan een verbeterde cashflow voor het bedrijf.
De resultaten: cijfers die voor zich spreken
Door Cadulis te adopteren, behaalde dit IT-reparatiebedrijf significante resultaten:
- Toename van het aantal interventies: Door de routes te optimaliseren en verloren tijd te verminderen, kon het bedrijf wekelijks 20% meer interventies uitvoeren.
- Vermindering van vertragingen: Betere planningen leidden tot een duidelijke verbetering van de punctualiteit van de technici.
- Grotere klanttevredenheid: Dankzij een betere voorbereiding van de technici en het respecteren van deadlines steeg het aantal positieve klantbeoordelingen met 30%.
- Verbeterde cashflow: Snellere facturatie en nauwkeurige opvolging beperkten betalingsachterstanden.
Waarom kiezen voor Cadulis?
Deze case study toont aan hoe Cadulis het beheer van field service activiteiten van een klein bedrijf kan transformeren. Maar naast de meetbare resultaten zijn er verschillende onderscheidende voordelen die van Cadulis een ideale oplossing maken:
Een flexibel economisch model
Dankzij het freemium-model is Cadulis gratis toegankelijk voor kleine teams, zodat bedrijven de oplossing zonder risico kunnen testen. De progressieve en vrijblijvende tarieven passen zich vervolgens aan de groei van de activiteit aan, wat een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding biedt.
Snel onder de knie te krijgen
In tegenstelling tot andere complexe tools is Cadulis ontworpen om intuïtief te zijn. De manager van dit bedrijf beheerste de essentiële functies in slechts enkele uren, en de technici namen de oplossing enthousiast in gebruik.
Conclusie: en jij, zet jij de stap?
Ook jij kunt het beheer van je bedrijf transformeren dankzij Cadulis. Of je nu te maken hebt met vertragingen, onnodige verplaatsingen of een zware administratieve last, deze field service management software biedt een eenvoudige en efficiënte oplossing.
Dus, waar wacht je nog op? Maak vandaag nog een afspraak met ons technisch team voor een gepersonaliseerde demonstratie, via deze link. Samen vinden we de best passende oplossingen voor jouw behoeften.
