Dois orçamentos em cima da secretária, para a mesma necessidade: um software de manutenção de incêndio. O primeiro cabe em três páginas e fala de planeamento, aplicação móvel e relatórios automáticos. O segundo, pelo contrário, tem quinze páginas, menciona guias de entrega, valorização de stock e seis meses de acompanhamento ao nível do arranque. Os valores, esses, não têm nada a ver.
E eis que está a comparar duas coisas que não fazem o mesmo trabalho. A comparação é impossível — não porque os orçamentos estejam mal feitos, mas porque respondem a duas perguntas diferentes.
Antes de comparar funcionalidades, é necessário saber a que família pertence o que lhe estão a propor.
Software de manutenção de incêndio: três ferramentas que se confundem
O mercado do software de manutenção de incêndio mistura três categorias sob nomes semelhantes. Distingui-las resolve já metade do problema.
A GMAO: a ferramenta de quem possui os equipamentos
Uma GMAO serve, antes de mais, a um explorador que gere o seu próprio parque: o hospital, a fábrica, o senhorio. Assim, acompanha os seus equipamentos, desencadeia a manutenção preventiva, regista as avarias.
Não está neste caso, pois intervém no parque dos seus clientes, enquanto prestador de serviços. Trata-se, portanto, de uma posição diferente, com obrigações diferentes.
O ERP setorial: o software de manutenção de incêndio que gere a sua empresa
Uma precisão antes de avançar, porque a sigla é enganadora no nosso setor. Aqui, ERP significa Enterprise Resource Planning — um software de gestão integrado, aquele que gere a contabilidade, o stock e a faturação. Nada a ver com o estabelecimento que recebe público que a mesma sigla designa no regulamento de segurança contra incêndios. Duas palavras iguais, dois mundos distintos.
Um ERP setorial de incêndio cobre o ciclo completo da sua atividade comercial: orçamentos, encomendas, guias de entrega e faturas, parque de clientes acompanhado equipamento a equipamento, stock distribuído por vários armazéns com transferências, inventários e compras. Gere igualmente os ciclos de verificação parametrizados — anual, quinquenal, decenal, como a verificação anual e a revisão decenal dos extintores — aos quais estão associadas as prestações a faturar.
O seu centro de gravidade situa-se, portanto, no escritório. Engloba o terreno, mas não começa por aí.
O software de intervenção: a ferramenta de manutenção de incêndio que gere o seu terreno
Um software de intervenção aplicado à manutenção de incêndio parte do outro extremo. Organiza nomeadamente as rondas, envia as missões aos técnicos, recolhe os registos, produz os relatórios e regista o que foi feito.
O seu centro de gravidade situa-se, por conseguinte, na estrada e nos locais técnicos. Comunica com a sua gestão, mas não a substitui.
A sobreposição entre as duas últimas famílias é mais estreita do que se imagina: o planeamento, os formulários de registo e os relatórios. Todo o resto, porém, diverge.
O que um ERP setorial faz melhor
Vale a pena dizê-lo claramente: em vários domínios, um ERP setorial não tem concorrência séria do lado das ferramentas de intervenção.
O stock, as compras e o material
Se a sua atividade inclui a venda de extintores, recargas, provas hidráulicas e peças sobressalentes, está a gerir uma loja. Além disso, é frequentemente multi-armazém, com transferências entre agências, níveis de reabastecimento e valorização contabilística.
Um software de intervenção não faz isso, nem pretende fazê-lo, enquanto um ERP setorial, sim.
A faturação associada ao parque
Faturar, por exemplo, trezentos contratos com ciclos diferentes, com prestações que se desencadeiam conforme o tipo de equipamento e a periodicidade, é pura gestão. Quando o sistema sabe que uma visita quinquenal a determinado aparelho gera determinada linha de fatura, poupa um trabalho administrativo considerável.
Um só sistema, um só registo
É, no fundo, o argumento mais sólido a favor do ERP, pois tudo vive no mesmo local. Ou seja, não há interface para manter, nem dúvidas sobre qual ferramenta detém a verdade, nem dupla parametrização.
Se a sua principal dificuldade está aqui, então pare de ler comparativos e contacte um fornecedor de ERP setorial. Com efeito, um software de intervenção, mesmo especializado em manutenção de incêndio, não resolverá um problema de faturação ou de stock, independentemente da qualidade da sua aplicação móvel.
O que um software de intervenção faz melhor
O inverso é, no entanto, igualmente verdadeiro.
O terreno
Otimizar uma ronda tendo em conta as competências, zonas e urgências exige, antes de mais, um saber-fazer específico. Fazer um técnico registar num segundo subsolo sem rede, também. Um ERP concebido em torno da gestão comercial trata frequentemente estes assuntos em segundo plano, pois não são o seu foco principal.
Quando os seus dias dependem do número de locais visitados e da qualidade da informação recolhida, a diferença entre um ERP setorial e uma ferramenta de manutenção de incêndio pensada para o terreno torna-se evidente.
O tempo de arranque
Um ERP setorial implementa-se em meses, pois é necessário parametrizar, recuperar os dados, formar e acompanhar as equipas. O projeto mobiliza assim alguém da sua empresa, frequentemente o gestor ou o responsável de exploração, durante grande parte do ano.
Uma ferramenta de intervenção, pelo contrário, implementa-se em dias. Esta diferença não se deve à qualidade dos produtos: resulta mecanicamente do seu âmbito.
O custo e a saída
Por fim, dois elementos pesam bastante para uma estrutura de cinco a vinte técnicos: o que paga todos os meses e o que acontece no dia em que quiser sair. Os modelos diferem radicalmente — licença por utilizador ou faturação por uso, compromisso plurianual ou rescisão livre, dados exportáveis ou presos ao formato do fornecedor.
É por isso que estas questões se colocam antes da assinatura, nunca depois.
Cinco perguntas para escolher o seu software de manutenção de incêndio
Em vez de comparar as listas de funcionalidades de cada software de manutenção de incêndio, responda a estas. São mais rápidas.
Onde está o seu ponto de dor, no escritório ou na estrada? Por exemplo, se passa as suas noites a refazer faturas, não é o mesmo diagnóstico do que se os seus técnicos perdem duas horas por dia em deslocações.
A sua faturação já funciona corretamente? Muitas empresas dispõem de uma solução contabilística que lhes convém. E substituir o que funciona para obter o que falta sai caro.
Gere material, ou apenas verificação? Uma empresa que vende e recarrega extintores não tem as mesmas necessidades que uma empresa que controla um parque existente.
Quantas pessoas vão utilizar a ferramenta? Abaixo de determinado tamanho, uma licença faturada por utilizador torna-se o principal custo — e desincentiva equipar os planeadores e administrativos, que também precisariam dela.
Quem irá liderar o projeto na sua empresa? Um processo de implementação longo exige alguém disponível durante meses. Esta pessoa existe realmente na sua organização?
O cenário mais comum: não é uma escolha
Na prática, contudo, muitas empresas não têm de decidir.
Primeiro, mantêm a sua solução de gestão e faturação, que funciona e que todos dominam. Depois, acrescentam uma ferramenta de manutenção de incêndio dedicada ao terreno, onde a necessidade é mais sentida. Por fim, ligam as duas através de uma interface, para que as intervenções realizadas sejam transmitidas para a faturação sem necessidade de dupla introdução de dados.
Esta abordagem apresenta três vantagens. A implementação mantém-se curta, já que não se altera o sistema existente. O risco diminui, pois um fracasso não coloca a faturação em perigo. Por fim, o investimento é distribuído ao longo do tempo.
No entanto, exige uma condição fundamental: os dois sistemas têm de conseguir comunicar entre si. Verifique, por isso, a existência de uma interface aberta antes de assinar, não depois. Porque uma ferramenta que não comunica obriga-o à dupla introdução de dados — precisamente o problema que procurava resolver.
Três armadilhas durante a demonstração de um software de manutenção de incêndio
Uma demonstração comercial mostra sempre um produto sob a sua melhor perspetiva. Nada de anormal nisso — mas alguns pedidos simples revelam muito.
Peça para a demonstração ser feita com o seu próprio caso. As demonstrações funcionam normalmente com dados de laboratório: três clientes, dez equipamentos, nenhuma exceção. Traga, então, um dos seus locais reais, com os seus oitenta aparelhos distribuídos por seis pisos, os seus dois extintores desaparecidos e o seu edifício anexo que não pertence exatamente ao mesmo contrato. Verá imediatamente o que a ferramenta consegue absorver.
Peça para ver o telemóvel, não o ecrã do escritório. Porque a parte que os seus técnicos vão utilizar todos os dias costuma ser mostrada no final da apresentação, em três minutos. Inverta a ordem. Depois, coloque a questão que realmente importa neste setor: coloque o dispositivo em modo avião, registe uma verificação, saia. O que acontece a seguir vale mais do que todos os argumentos comerciais.
Peça o custo de um ano completo, não o preço mensal apresentado. Pergunte quanto teria realmente pago em doze meses — interface, automatizações, dashboards, envios de SMS, dias de parametrização, formação de novos colaboradores — incluindo os dois técnicos que está a pensar recrutar. A diferença em relação ao preço do folheto pode surpreender.
Resumindo, um fornecedor confiante no seu produto aceita estes três pedidos sem dificuldade. Uma hesitação em qualquer um deles já constitui uma resposta.
Para além das funcionalidades: o que custa realmente um software de manutenção de incêndio
As listas de funcionalidades são todas semelhantes, mas raramente dizem o essencial. Quatro pontos merecem, por isso, a sua atenção.
O modelo de faturação: pagar por utilizador ou pagar pelo uso muda tudo quando a atividade varia de mês para mês, o que acontece especialmente num setor marcado por prazos contratuais.
O compromisso: um período de compromisso de vários anos prende-o a uma escolha feita antes de utilizar a ferramenta.
A reversibilidade: os seus dados de intervenção constituem o seu histórico e, em parte, a sua prova em caso de inspeção. Certifique-se, por isso, de que pode recuperá-los num formato utilizável, a qualquer momento.
O que está incluído: algumas ofertas cobram à parte a interface, as automatizações, os dashboards ou os envios de SMS. Consequentemente, o preço apresentado e a fatura real podem acabar bastante distantes um do outro.
Em resumo
Um ERP de setor gere a sua empresa, enquanto um software de intervenção gere o seu terreno. Nenhum substitui o outro, e o melhor software de manutenção de incêndio depende inteiramente do ponto onde está a encontrar dificuldades na sua organização.
Assim, uma empresa que tem dificuldades em faturar o seu parque precisa de um ERP. Por outro lado, uma empresa cujos técnicos perdem os dias na estrada e voltam a introduzir os seus registos à sexta-feira precisa de outra solução. E a maioria acaba, aliás, com ambos, ligados — o que continua a ser, em muitos casos, a solução mais sensata.
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