Pausenzeiten im Außendienst: Was das Gesetz wirklich sagt

Die Pause, dieser kleine Freiraum zwischen zwei Aufgaben, wird oft missverstanden, manchmal ignoriert und ist dennoch streng durch gesetzliche Regelungen geregelt. Hier kommt endlich eine klare Erläuterung.

Warum über „Pausenregelung“ sprechen?

Pause – ein Wort, das nach Entspannung, Kaffee und einer kurzen Flucht aus dem Arbeitsalltag klingt. Doch hinter dem Bild steckt ein präzises juristisches Thema.
Im Unternehmen, insbesondere in den Berufen des Außendienstes, kann ein Missverständnis schnell zu Spannungen oder Streitigkeiten führen.
Die gesetzliche Regelung der Pausenzeit definiert klar die Rechte der Mitarbeitenden – und die Pflichten der Arbeitgeber. Wer diese Regeln ignoriert, spielt mit dem Feuer. Und niemand möchte, dass seine Einsatzplanung in Rauch aufgeht.

Was das Arbeitsgesetzbuch sagt

Laut Artikel L3121-16 des Arbeitsgesetzbuchs hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine zusammenhängende Pause von mindestens 20 Minuten, sobald die tägliche Arbeitszeit 6 Stunden erreicht.
Und nein, das sind nicht „ungefähr“ 20 Minuten oder „wenn Zeit ist“. Das ist die Regel.

Aber das ist noch nicht alles:

• Diese Pause muss nicht zwingend bezahlt werden, es sei denn, es gibt eine entsprechende Vereinbarung oder betriebliche Übung.
• Sie darf nur dann aufgeteilt werden, wenn spezielle Regelungen dies vorsehen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung usw.).
• Der Arbeitnehmer muss sich in dieser Zeit tatsächlich erholen können (keine Pause während eines Kundenanrufs oder auf dem Weg zwischen zwei Einsatzorten).

Pausenzeit, Bereitschaftszeit und tatsächliche Arbeitszeit: Wer ist wer?

Hier herrscht oft Verwirrung. Ein Arbeitnehmer in Bereitschaft ist zum Beispiel verfügbar, arbeitet aber nicht unbedingt. Das zählt nicht immer als tatsächliche Arbeitszeit.
Im Gegensatz dazu entspricht die tatsächliche Arbeitszeit dem Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht, dessen Anweisungen befolgt und nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Und die Mittagspause? Sie ist umstritten:

• Bleibt der Arbeitnehmer während der Pause verfügbar (Bereitschaft, Anweisungen zum Warten), kann sie als Arbeitszeit gelten.
• Andernfalls bleibt sie eine unbezahlte Pause.

In der Praxis hängt alles von der Organisation ab. Und genau hier beginnen die Schwierigkeiten für manche Unternehmen…

Warum die Pausenregelung im Außendienst einhalten?

Man könnte sagen: „Weil es das Gesetz ist“, und es dabei belassen. Aber das würde einige ganz konkrete Folgen außer Acht lassen:

• Finanzielle Sanktionen bei einer Kontrolle durch die Arbeitsaufsicht.
• Wachsende Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, die sich ausgepresst fühlen.
• Psychosoziale Risiken durch Überlastung und fehlende Erholungszeiten.
• Schlechteres Image bei Kunden und Partnern.

Zusammengefasst: Ein Unternehmen, das Pausen vernachlässigt, hat alles zu verlieren. Unregelmäßigkeiten sind alles andere als poetisch.

Grauzonen: Wartezeiten, Fahrten, Leerlauf

Ein Techniker beendet einen Einsatz um 11:30 Uhr. Der nächste ist für 13:15 Uhr geplant. Ist diese Wartezeit eine Pause? Arbeitszeit? Grauzone?

Viele Unternehmen betrachten diese Zeiten als Pausen – also unbezahlt.
Aus Sicht der Mitarbeitenden sieht das anders aus: Man bleibt einsatzbereit, ist oft in der Mobilität eingeschränkt, ohne echte Freiheit.
Das führt zu berechtigten Frustrationen… und zu Konflikten, die sich vermeiden ließen, wenn das Thema frühzeitig geklärt wird.

Pausen formal festlegen: Mission Impossible?

Nicht unbedingt. Einige Management-Tools wie Cadulis ermöglichen es:

• Automatisch Zeitfenster für Pausen (Mittag, Erholung usw.) zu reservieren.
• Feste Regeln mit kontrollierter Flexibilität zu konfigurieren (erweiterte Zeitfenster, 10-Minuten-Toleranz usw.).
• Gleichbehandlung der Teams sicherzustellen und dabei konform mit dem Arbeitsgesetzbuch zu bleiben.

Ein gut konfiguriertes Tool wird so zum **Verbündeten bei der Einhaltung der Vorschriften**. Und nicht zu einer weiteren Excel-Tabelle, die man am Tagesende halb schlafend ausfüllt.

Klare Regeln… aber menschliche Flexibilität

Ja, es braucht einen Rahmen. Ja, die Vorschriften müssen eingehalten werden. Aber all das sollte auf einer oft vergessenen Zutat in HR-Leitfäden basieren: Vertrauen.

Man kann nicht jede Pause, jede Zigarette, jeden Anruf in der Kita überwachen. Und das ist auch nicht wünschenswert. Was die Teams im Außendienst wollen, ist mit Respekt behandelt zu werden.
Wenn sie die Regeln klar kennen, können sie selbst verantwortungsvoll damit umgehen.

Was Unternehmen zur Pausenregelung wissen müssen

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden klar über ihre Pausenrechte.
• Planen Sie Ihre Einsätze so, dass Pausen integriert werden, ohne den Tag zu überfrachten.
• Nutzen Sie geeignete Tools wie Cadulis, um Regeln abzusichern und Fairness zu gewährleisten.
• Bewahren Sie gesunden Menschenverstand: Menschen lassen sich nicht auf den Zentimeter genau verplanen.