Pausenzeiten im Außendienst: Was das Gesetz wirklich sagt

Die Pause – dieser kleine Zeitraum zwischen zwei Aufgaben – wird oft missverstanden, manchmal ignoriert und ist dennoch streng gesetzlich geregelt. Hier endlich eine klare Analyse.

Warum über „Pausenregelung“ sprechen?

Pause – das klingt nach Entspannung, Kaffee und einer kurzen Flucht vor den Tagesaufgaben. Doch hinter dem Bild steckt auch ein präzises juristisches Thema.
Im Unternehmen, insbesondere in den Bereichen des Außendienstes, kann ein Missverständnis schnell zu Spannungen oder Streitigkeiten führen.
Die Pausenregelung legt die Rechte der Mitarbeitenden – und die Pflichten der Arbeitgeber – klar fest. Diese Regeln zu ignorieren, ist ein Spiel mit dem Feuer. Und niemand möchte, dass sein Einsatzplan in Rauch aufgeht.

Was das Arbeitsgesetzbuch sagt

Laut Artikel L3121-16 des Arbeitsgesetzbuchs hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine mindestens 20-minütige zusammenhängende Pause, sobald die tägliche Arbeitszeit 6 Stunden erreicht.
Und nein, das sind nicht „ungefähr“ 20 Minuten oder „wenn es zeitlich passt“. Das ist die Regel.

Aber das ist noch nicht alles:

• Diese Pause muss nicht zwingend bezahlt werden, es sei denn, es gibt eine entsprechende Vereinbarung oder betriebliche Übung.
• Sie darf nur dann aufgeteilt werden, wenn dies ausdrücklich vorgesehen ist (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung usw.).
• Der Arbeitnehmer muss sich in dieser Zeit wirklich erholen können (keine Pause während eines Kundenanrufs oder auf dem Weg zwischen zwei Einsatzorten).

Pausenzeit, Bereitschaftszeit und tatsächliche Arbeitszeit: Wer ist wer?

Hier kommt es oft zu Verwechslungen. Ein Mitarbeiter in Bereitschaft ist zum Beispiel verfügbar, arbeitet aber nicht zwingend. Das gilt nicht immer als tatsächliche Arbeitszeit.
Im Gegensatz dazu bezeichnet die tatsächliche Arbeitszeit den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht, dessen Anweisungen befolgt und nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Und die Mittagspause? Sie ist umstritten:

• Bleibt der Arbeitnehmer während der Pause verfügbar (Bereitschaft, Anweisungen zur Wartezeit), kann sie als Arbeitszeit gelten.
• Andernfalls bleibt sie eine unbezahlte Pause.

In der Praxis hängt alles von der Organisation ab. Und genau hier beginnen für manche Unternehmen die Schwierigkeiten…

Warum die Pausenregelung im Außendienst einhalten?

Man könnte sagen: „Weil es das Gesetz ist“ – und es dabei belassen. Doch das würde die ganz konkreten Folgen vergessen:

• Finanzielle Sanktionen bei Kontrollen durch die Arbeitsaufsicht.
• Wachsende Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden, die sich ausgepresst fühlen.
• Psychosoziale Risiken durch Überlastung und fehlende Erholungszeiten.
• Schlechtes Image bei Kunden und Partnern.

Zusammengefasst: Ein Unternehmen, das Pausen vernachlässigt, hat alles zu verlieren. An administrativer Unregelmäßigkeit ist nichts Poetisches.

Grauzonen: Wartezeiten, Fahrten, Leerlauf

Ein Techniker beendet einen Einsatz um 11:30 Uhr. Der nächste ist für 13:15 Uhr geplant. Ist diese Wartezeit eine Pause? Arbeitszeit? Grauzone?

Viele Unternehmen betrachten diese Zeiten als Pausen – also unbezahlt.
Aus Sicht der Mitarbeitenden sieht das anders aus: Sie bleiben einsatzbereit, oft in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt, ohne echte Freizeit.
Das führt zu berechtigten Frustrationen… und zu Konflikten, die sich vermeiden ließen, wenn das Thema frühzeitig geklärt wird.

Pausen formalisieren: Mission Impossible?

Nicht unbedingt. Einige Management-Softwares wie Cadulis ermöglichen es:

• Automatisch Zeitfenster für Pausen (Mittag, Erholung usw.) im Einsatzplan zu reservieren.
• Feste Regeln mit kontrollierter Flexibilität zu konfigurieren (erweiterte Zeitfenster, 10-Minuten-Toleranz usw.).
• Gleichbehandlung der Teams sicherzustellen und gleichzeitig gesetzeskonform zu bleiben.

Ein gut konfiguriertes Tool wird so zum **Verbündeten bei der Einhaltung der Vorschriften**. Und nicht zu einer weiteren Excel-Tabelle, die man am Ende des Tages halb schlafend ausfüllt.

Klare Regeln… aber menschliche Flexibilität

Ja, man muss einen Rahmen setzen. Ja, man muss die Vorschriften einhalten. Aber all das braucht eine Zutat, die in HR-Leitfäden oft vergessen wird: Vertrauen.

Man kann nicht jede Pause, jede Zigarette, jeden Anruf in der Kita überwachen. Und das wäre auch nicht wünschenswert. Was die Teams im Außendienst wollen, ist respektvoll behandelt zu werden.
Wenn sie die Regeln klar kennen, können sie selbst verantwortungsvoll damit umgehen.

Was Unternehmen zur Pausenregelung wissen müssen

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden klar über ihre Pausenrechte.
• Konfigurieren Sie Ihre Einsatzpläne, um Pausen zu integrieren, ohne den Tag zu überfrachten.
• Nutzen Sie geeignete Tools wie Cadulis, um Regeln zuverlässig und fair umzusetzen.
• Bewahren Sie gesunden Menschenverstand: Der Mensch lässt sich nicht auf den Zentimeter genau verplanen.