Pausenzeiten im Außendienst: Was das Gesetz wirklich sagt

Die Pause – dieser kleine Raum zwischen zwei Aufgaben – wird oft missverstanden, manchmal ignoriert und ist dennoch streng durch die Vorschriften geregelt. Hier kommt endlich eine klare Erläuterung.

Warum über „Pausenregelung“ sprechen?

Pause – das klingt nach Entspannung, Kaffee und einer kurzen Flucht vor den Aufgaben des Tages. Doch jenseits dieses Bildes handelt es sich auch um ein präzises juristisches Thema.
Im Unternehmen, insbesondere in den Berufen des Außendienstes, kann ein Missverständnis schnell zu Spannungen oder Streitigkeiten führen.
Die Pausenregelung legt formell die Rechte der Mitarbeitenden – und die Pflichten der Arbeitgeber – fest. Diese Regeln zu ignorieren, ist ein Spiel mit dem Feuer. Und niemand möchte, dass sein Einsatzplan in Rauch aufgeht.

Was das Arbeitsgesetzbuch sagt

Laut Artikel L3121-16 des Arbeitsgesetzbuchs hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine ununterbrochene Pause von mindestens 20 Minuten, sobald die tägliche Arbeitszeit 6 Stunden erreicht.
Und nein, das sind nicht „ungefähr“ 20 Minuten oder „wenn Zeit ist“. Das ist die Regel.

Doch das ist nicht alles:

• Diese Pause muss nicht unbedingt bezahlt werden, es sei denn, es gibt eine entsprechende Vereinbarung oder betriebliche Übung.
• Sie darf nur aufgeteilt werden, wenn spezielle Regelungen dies vorsehen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung usw.).
• Der Mitarbeitende muss sich in dieser Zeit wirklich erholen können (keine Pause während eines Kundentelefonats oder auf dem Weg zwischen zwei Einsatzorten).

Pausenzeit, Bereitschaftszeit und tatsächliche Arbeitszeit: Wer ist wer?

Die Verwirrung ist häufig. Ein Mitarbeitender in Bereitschaft ist zum Beispiel verfügbar, arbeitet aber nicht zwangsläufig. Das zählt nicht immer als tatsächliche Arbeitszeit.
Im Gegensatz dazu entspricht die tatsächliche Arbeitszeit dem Zeitraum, in dem der Mitarbeitende dem Arbeitgeber zur Verfügung steht, dessen Anweisungen befolgt und nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Und die Mittagspause? Sie ist umstritten:

• Bleibt der Mitarbeitende während der Pause verfügbar (Bereitschaft, Warteanweisungen), kann sie als Arbeitszeit zählen.
• Andernfalls bleibt sie eine unbezahlte Pause.

In der Praxis hängt alles von der getroffenen Organisation ab. Und genau hier beginnen für manche Unternehmen die Schwierigkeiten…

Warum die Einhaltung der Pausenregelung im Außendienst?

Man könnte sagen: „Weil es das Gesetz ist“, und es dabei belassen. Doch das würde einige sehr konkrete Folgen außer Acht lassen:

• Finanzielle Sanktionen bei einer Kontrolle durch die Arbeitsaufsicht.
• Wachsende Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, die sich ausgepresst fühlen.
• Psychosoziale Risiken durch Überlastung und Missachtung der Erholungszeiten.
• Beschädigtes Image bei Kunden und Partnern.

Zusammengefasst: Ein Unternehmen, das Pausen vernachlässigt, hat alles zu verlieren. Nichts Poetisches an administrativer Unregelmäßigkeit.

Grauzonen: Wartezeiten, Fahrten, Leerlauf

Ein Techniker beendet einen Einsatz um 11:30 Uhr. Der nächste ist für 13:15 Uhr geplant. Ist diese Wartezeit eine Pause? Arbeitszeit? Künstlerische Unschärfe?

Viele Unternehmen betrachten diese Zeiten als Pausen – also unbezahlt.
Aus Sicht der Mitarbeitenden sieht es anders aus: Man bleibt mobilisiert, oft in der Bewegungsfreiheit eingeschränkt, ohne echte Freiheit.
Daraus entstehen berechtigte Frustrationen… und vermeidbare Konflikte, wenn das Thema im Vorfeld behandelt wird.

Pausen formalisieren: Mission Impossible?

Nicht unbedingt. Einige Management-Softwares wie Cadulis ermöglichen es:

• Automatisch Zeitfenster für Pausen (Mittag, Erholung usw.) zu reservieren.
• Feste Regeln mit kontrollierter Flexibilität einzustellen (erweiterte Zeitfenster, 10-Minuten-Toleranz usw.).
• Gleichbehandlung der Teams zu gewährleisten und dabei konform mit dem Arbeitsgesetzbuch zu bleiben.

Ein gut konfiguriertes Tool wird so zum **Verbündeten bei der Einhaltung der Vorschriften**. Und nicht zu einer weiteren Excel-Tabelle, die man am Tagesende halb schlafend ausfüllt.

Klare Regeln… aber menschliche Flexibilität

Ja, es braucht einen Rahmen. Ja, die Vorschriften müssen eingehalten werden. Doch all das sollte auf einer oft vergessenen Zutat in HR-Leitfäden beruhen: Vertrauen.

Man kann nicht jede Pause, jede Zigarette, jeden Anruf in der Kita überwachen. Und das ist auch nicht wünschenswert. Was die Außendienstteams wollen, ist mit Respekt behandelt zu werden.
Sie können Verantwortung übernehmen, wenn sie klar über die Regeln informiert sind.

Was Unternehmen zur Pausenregelung wissen müssen

• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden klar über ihre Pausenrechte.
• Planen Sie Ihre Einsatzpläne so, dass Pausen integriert werden, ohne den Tag zu überfrachten.
• Nutzen Sie geeignete Tools wie Cadulis, um die Regeln abzusichern und Fairness zu gewährleisten.
• Bewahren Sie gesunden Menschenverstand: Der Mensch lässt sich nicht auf den Zentimeter genau planen.